Phát hiện rủi ro thuế: Doanh nghiệp nên xử lý như thế nào?

Phát hiện ra một điểm có khả năng tạo rủi ro thuế chưa phải là kết thúc của một cuộc rà soát. Trong nhiều trường hợp, đó mới là lúc doanh nghiệp phải đưa ra những quyết định khó hơn: vấn đề thực sự nằm ở đâu, mức độ ảnh hưởng thế nào, có cần xử lý ngay hay cần kiểm tra thêm, ai phải tham gia và làm thế nào để tránh tình trạng tương tự lặp lại.

Đây cũng là điểm khác biệt giữa việc kiểm tra hồ sơ và quản trị rủi ro thuế. Một cuộc rà soát có thể chỉ ra một chứng từ chưa đầy đủ, một giao dịch có cách xử lý chưa thống nhất hoặc một quy trình không còn phù hợp. Nhưng giá trị của việc rà soát chỉ thực sự xuất hiện khi doanh nghiệp biết biến những phát hiện đó thành quyết định và hành động phù hợp.

Các bài viết trước trong chuỗi đã lần lượt đặt ra những câu hỏi: doanh nghiệp đang có rủi ro thuế ở đâu, khi nào nên rà soát, rà soát thuế khác gì với quyết toán, vì sao hồ sơ đầy đủ vẫn có thể tồn tại rủi ro và tại sao quản trị rủi ro thuế không thể chỉ là công việc của phòng kế toán. Những vấn đề đó cho thấy rủi ro thuế thường nằm trong mối liên hệ giữa giao dịch, hợp đồng, chứng từ, dòng tiền, kế toán và cách các bộ phận phối hợp với nhau.

Vì vậy, khi một cuộc rà soát phát hiện vấn đề, câu hỏi tiếp theo không nên chỉ là “có sai không?”, mà cần đi xa hơn: Doanh nghiệp cần làm gì với vấn đề này?

Không phải phát hiện rủi ro nào cũng đồng nghĩa doanh nghiệp đã vi phạm

Trong quá trình rà soát, doanh nghiệp có thể phát hiện nhiều loại vấn đề khác nhau. Có trường hợp hồ sơ còn thiếu thông tin nhưng giao dịch thực tế vẫn có thể được chứng minh. Có trường hợp cách xử lý giữa các bộ phận chưa thống nhất nhưng chưa đủ cơ sở để kết luận đã phát sinh một nghĩa vụ thuế khác. Cũng có những giao dịch có cấu trúc mới, chưa từng xuất hiện trước đây và vì vậy cần được xem xét kỹ hơn trước khi doanh nghiệp đưa ra kết luận.

Do đó, phát hiện một “điểm cần lưu ý” không đồng nghĩa với việc ngay lập tức kết luận doanh nghiệp đã có hành vi vi phạm hoặc có một khoản thuế phải nộp bổ sung.

Đây cũng là lý do một cuộc Tax Health Check không nên được hiểu đơn giản là quá trình tìm lỗi. Mục tiêu quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp biết rủi ro nằm ở đâu, mức độ cần quan tâm như thế nào và vấn đề nào cần được ưu tiên xử lý. Các bài viết trước trong chuỗi cũng xác định rõ rằng những dấu hiệu được phát hiện trong quá trình rà soát là cơ sở để doanh nghiệp nhìn lại hệ thống, chứ không phải căn cứ để tự động kết luận rằng doanh nghiệp đang có vi phạm. 7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệ…

Nếu không phân biệt được các cấp độ này, doanh nghiệp có thể rơi vào một trong hai thái cực. Một là xem nhẹ mọi vấn đề vì “chưa thấy cơ quan thuế đặt câu hỏi”. Hai là phản ứng quá mức với mọi điểm chưa hoàn hảo, dẫn đến việc điều chỉnh hoặc thay đổi quy trình khi chưa hiểu đầy đủ bản chất vấn đề. Cả hai cách tiếp cận đều không phù hợp với quản trị rủi ro.

Xem thêm: Doanh nghiệp có thực sự biết mình đang có rủi ro thuế ở đâu?

Trước hết phải xác định vấn đề thực sự nằm ở đâu

Một phát hiện về thuế thường không nên được xem xét tách khỏi giao dịch tạo ra nó. Chẳng hạn, một khoản chi có thể đang thiếu tài liệu chứng minh. Nhưng trước khi yêu cầu kế toán bổ sung chứng từ, doanh nghiệp cần hiểu khoản chi đó phát sinh từ hoạt động nào, ai phê duyệt, hợp đồng được ký ra sao, dịch vụ hoặc hàng hóa đã thực hiện thế nào và tài liệu liên quan đang được lưu ở bộ phận nào.

Tương tự, nếu có sự khác biệt giữa hợp đồng và cách kế toán ghi nhận giao dịch, vấn đề không nhất thiết nằm ở kế toán. Hợp đồng có thể đã được pháp chế sửa đổi, bộ phận kinh doanh có thể đã thỏa thuận thêm một điều kiện với khách hàng, trong khi thông tin đó chưa được chuyển đầy đủ đến kế toán.

Những khoảng trống giữa các bộ phận chính là một trong những điểm khó nhìn thấy nhất trong quản trị rủi ro thuế. Mỗi bộ phận có thể đã hoàn thành phần việc của mình nhưng toàn bộ giao dịch vẫn chưa được nhìn nhận như một thể thống nhất.

Vì vậy, trước khi xử lý một vấn đề cụ thể, doanh nghiệp nên trả lời được ít nhất ba câu hỏi: Giao dịch thực tế là gì? Hồ sơ hiện đang phản ánh giao dịch đó như thế nào? Khoảng cách nằm ở đâu? Chỉ khi xác định được ba điểm này, doanh nghiệp mới có cơ sở lựa chọn cách xử lý.

Xem thêm: Phát hiện khoảng trống tuân thủ: Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào?

Có vấn đề cần xử lý ngay, cũng có vấn đề cần kiểm tra thêm

Không phải mọi phát hiện đều cần được xử lý với cùng một tốc độ. Một vấn đề liên quan đến một giao dịch lớn, một nhóm giao dịch đang diễn ra thường xuyên hoặc một mô hình kinh doanh mới có thể cần được ưu tiên cao hơn một thiếu sót hồ sơ mang tính cá biệt. Một vấn đề đang tiếp tục phát sinh cũng khác với một vấn đề chỉ liên quan đến những giao dịch đã hoàn tất.

Doanh nghiệp vì vậy cần đánh giá ít nhất ba yếu tố: mức độ ảnh hưởng, khả năng vấn đề tiếp tục phát sinh và phạm vi giao dịch có liên quan.

Nếu một vấn đề có khả năng đang xuất hiện trong nhiều giao dịch, việc sửa một hồ sơ riêng lẻ sẽ không giải quyết được nguyên nhân. Doanh nghiệp cần xem lại toàn bộ nhóm giao dịch tương tự.

Ngược lại, nếu vấn đề chỉ xuất hiện trong một trường hợp đặc biệt và nguyên nhân đã được xác định rõ, biện pháp xử lý có thể đơn giản hơn.

Điều này đặc biệt quan trọng với các giao dịch mới. Giao dịch với bên liên kết, mô hình phân phối mới, hoạt động đầu tư mới, hợp tác với đối tác nước ngoài hoặc những sản phẩm, dịch vụ chưa từng kinh doanh không mặc nhiên có vấn đề về thuế. Tuy nhiên, vì chúng khác với cách doanh nghiệp đã vận hành trước đó, đây là những trường hợp đáng được đánh dấu để xem xét kỹ hơn. Việc nhận diện sớm những giao dịch mới cũng là một trong những lý do Tax Health Check có giá trị đối với doanh nghiệp đang mở rộng hoặc thay đổi mô hình.

Xem thêm: 7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên rà soát thuế

Đừng chỉ sửa hồ sơ nếu nguyên nhân nằm ở quy trình

Một trong những phản ứng phổ biến sau khi phát hiện vấn đề là yêu cầu bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ. Việc đó có thể cần thiết, nhưng không phải lúc nào cũng đủ.

Nếu một bộ phận liên tục đưa thông tin về giao dịch cho kế toán quá muộn, vấn đề không nằm ở một bộ chứng từ cụ thể. Nếu các hợp đồng sau khi được pháp chế điều chỉnh không có cơ chế chuyển thông tin đến kế toán, việc yêu cầu kế toán kiểm tra kỹ hơn có thể chỉ xử lý phần ngọn. Nếu các giao dịch mới không có bước đánh giá thuế trước khi triển khai, việc bổ sung hồ sơ sau khi giao dịch hoàn tất cũng không giải quyết được nguyên nhân ban đầu. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp cần nhìn vào quy trình.

Có thể cần bổ sung một bước trao đổi giữa kinh doanh và kế toán trước khi áp dụng chính sách thương mại mới. Có thể cần cơ chế để kế toán được cập nhật những thay đổi quan trọng trong hợp đồng. Có thể cần đánh dấu các giao dịch mới hoặc phức tạp để có sự tham gia của tài chính, kế toán và pháp chế ngay từ đầu.

Các bài viết trước đã chỉ ra khá rõ vấn đề này: một chính sách thương mại có thể được thiết kế từ góc độ kinh doanh, hợp đồng được hoàn thiện từ góc độ pháp lý, nhưng cách xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu hoặc chi phí lại chưa được cập nhật tương ứng. Khi đó, từng bộ phận vẫn có thể hoàn thành công việc của mình nhưng khoảng trống lại xuất hiện ở phần giao nhau giữa các công việc.

Đó là điểm mà quản trị rủi ro thuế chuyển từ sửa một vấn đề đã xảy ra sang giảm khả năng vấn đề tiếp tục xuất hiện.

Khi nào cần nhìn lại cả những giao dịch tương tự?

Nếu doanh nghiệp phát hiện một hợp đồng có cách thể hiện khác với quy trình thông thường, câu hỏi tiếp theo nên là: những hợp đồng tương tự trước đây có được xử lý theo cách đó không?
Nếu phát hiện một khoản chi có hồ sơ chưa đầy đủ, cần xem liệu đây là trường hợp riêng lẻ hay là cách xử lý thường xuyên của một bộ phận.
Nếu phát hiện một giao dịch với bên liên kết chưa được nhận diện từ đầu, cần xem xét các giao dịch khác trong cùng nhóm quan hệ.

Đây là lý do một cuộc rà soát thuế có giá trị không chỉ ở việc phát hiện từng chứng từ riêng lẻ. Điều quan trọng là nhìn thấy mẫu hình phía sau những phát hiện đó.
Nếu cùng một vấn đề xuất hiện ở nhiều giao dịch, doanh nghiệp cần xem xét khả năng nguyên nhân nằm ở chính sách, quy trình hoặc cách phân công trách nhiệm.
Ngược lại, nếu vấn đề chỉ xuất hiện một lần do một tình huống đặc biệt, phương án xử lý có thể không cần mở rộng quá mức.

Ai cần tham gia khi phát hiện rủi ro thuế?

Một trong những sai lầm dễ gặp là chuyển mọi vấn đề trở lại cho kế toán ngay khi phát hiện. Kế toán giữ vai trò rất quan trọng trong việc xác định số liệu, hồ sơ và cách kê khai. Nhưng nếu vấn đề bắt nguồn từ giao dịch hoặc quyết định kinh doanh, chỉ có kế toán xử lý thì khó giải quyết tận gốc.

Một giao dịch có thể cần sự tham gia của nhiều bên: kinh doanh hiểu mục đích thương mại; pháp chế hiểu cấu trúc hợp đồng; tài chính nắm dòng tiền; bộ phận thực hiện nắm bản chất hàng hóa hoặc dịch vụ; kế toán nắm số liệu và hồ sơ thuế; ban lãnh đạo quyết định phương án xử lý đối với những vấn đề có mức độ ảnh hưởng đáng kể.

Trong một giao dịch thông thường, phòng Marketing có thể nắm sản phẩm đầu ra, pháp chế nắm hợp đồng, tài chính biết dòng tiền và kế toán quản lý chứng từ, hạch toán. Nếu các nguồn thông tin này không được kết nối, doanh nghiệp có thể kiểm tra từng tài liệu riêng lẻ nhưng vẫn khó có được một bức tranh đầy đủ về giao dịch. Do đó, xử lý rủi ro thuế cũng cần được nhìn như một vấn đề liên phòng ban, thay vì chỉ là công việc của kế toán.

Điều này đặc biệt quan trọng với những giao dịch có cấu trúc mới, giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều bộ phận. Với những trường hợp đó, việc trao đổi giữa kinh doanh, pháp chế, tài chính và kế toán càng cần được thực hiện sớm, trước khi giao dịch được triển khai trên diện rộng. 5 khoảng trống thuế thường xuất…

Xử lý một vấn đề thuế cần để lại dấu vết quản trị

Sau khi phát hiện và xử lý một vấn đề, doanh nghiệp cũng nên lưu lại cơ sở của quyết định đó. Điều này không nhất thiết có nghĩa là tạo thêm một bộ hồ sơ phức tạp cho mọi trường hợp. Nhưng với những vấn đề có mức độ rủi ro đáng kể, doanh nghiệp cần có khả năng trả lời được: vấn đề được phát hiện khi nào, đã được đánh giá ra sao, ai tham gia, quyết định xử lý là gì và doanh nghiệp đã thay đổi điều gì sau đó.

Việc này có hai giá trị.
Thứ nhất, doanh nghiệp có cơ sở để giải thích quyết định của mình nếu sau này cần xem xét lại giao dịch.
Thứ hai, doanh nghiệp tránh tình trạng một vấn đề đã từng được phát hiện nhưng vài năm sau không ai còn nhớ vì sao nó được xử lý theo cách đó.

Quản trị rủi ro thuế vì vậy không chỉ tạo ra hồ sơ để đáp ứng yêu cầu bên ngoài. Nó còn tạo ra dấu vết của quá trình ra quyết định bên trong doanh nghiệp. Điều này càng có ý nghĩa khi doanh nghiệp tăng trưởng, thay đổi nhân sự hoặc chuyển giao công việc giữa các bộ phận.

Đừng biến việc xử lý rủi ro thành một cuộc “sửa hồ sơ” kéo dài

Một cuộc rà soát có thể phát hiện nhiều vấn đề cùng lúc. Nếu doanh nghiệp cố gắng xử lý tất cả với cùng một mức độ ưu tiên, nguồn lực sẽ nhanh chóng bị phân tán. Một cách tiếp cận thực tế hơn là phân loại vấn đề theo mức độ và quyết định thứ tự xử lý.

Có những vấn đề cần xử lý trước vì đang tiếp tục phát sinh. Có vấn đề cần kiểm tra thêm trước khi đưa ra kết luận. Có vấn đề cần rà soát các giao dịch tương tự. Có vấn đề chủ yếu liên quan đến quy trình và cần được điều chỉnh để tránh lặp lại. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết vấn đề nào cần xử lý ngay, vấn đề nào cần có kế hoạch và vấn đề nào cần được theo dõi.

Đó cũng là lý do giá trị của Tax Health Check không nằm ở số lượng vấn đề được liệt kê trong báo cáo. Một danh sách dài các điểm cần lưu ý nhưng không có thứ tự ưu tiên chưa chắc giúp doanh nghiệp quản trị tốt hơn. Giá trị thực tế nằm ở việc doanh nghiệp hiểu được đâu là vấn đề đáng quan tâm nhất và có cơ sở để quyết định bước tiếp theo.

Xem thêm: Phát hiện khoảng trống tuân thủ: Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào?

Rà soát để biết phải làm gì, không phải để chứng minh doanh nghiệp không có rủi ro

Một doanh nghiệp chủ động rà soát thuế không nên đặt mục tiêu đơn giản là tìm ra một kết luận “không có vấn đề”. Trong thực tế, doanh nghiệp luôn có những thay đổi về khách hàng, sản phẩm, chính sách thương mại, hợp đồng, nhân sự và mô hình hoạt động. Một quy trình phù hợp ở thời điểm này có thể cần được điều chỉnh ở thời điểm khác.

Ngay cả một doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm và chưa từng có yêu cầu giải trình đáng chú ý vẫn có thể cần nhìn lại hệ thống nếu chưa từng thực hiện một cuộc rà soát tổng thể hoặc nếu mô hình kinh doanh đã thay đổi đáng kể.

Vì vậy, mục tiêu thực tế hơn của rà soát là giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu, rủi ro nằm ở đâu và cần làm gì tiếp theo.

Đây cũng là điểm khác biệt quan trọng giữa quản trị rủi ro thuế và việc chỉ kiểm tra khi chuẩn bị quyết toán. Quyết toán là một phần của việc thực hiện nghĩa vụ thuế; rà soát thuế tạo thêm một lớp kiểm soát chủ động để doanh nghiệp nhìn lại giao dịch, hồ sơ và quy trình trước khi vấn đề trở nên khó xử lý hơn. Rà soát thuế khác gì với quyết …

Từ phát hiện rủi ro đến quản trị thuế chủ động

Nếu một cuộc rà soát chỉ kết thúc bằng một danh sách các vấn đề, doanh nghiệp mới hoàn thành một nửa công việc. Phần còn lại là biến những phát hiện đó thành thay đổi cụ thể: xử lý giao dịch cần thiết, rà soát các trường hợp tương tự, điều chỉnh quy trình, xác định trách nhiệm, cải thiện việc lưu trữ hồ sơ và thiết lập những điểm kiểm soát phù hợp hơn đối với các giao dịch có rủi ro. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần nhìn lại nguyên nhân để biết liệu vấn đề chỉ xuất hiện trong một trường hợp hay phản ánh một khoảng trống trong cách vận hành.

Đó là lúc Tax Health Check vượt ra khỏi ý nghĩa của một cuộc kiểm tra hồ sơ. Nó trở thành một công cụ giúp doanh nghiệp nhìn lại cách hệ thống thuế đang gắn với hoạt động kinh doanh, từ giao dịch, hợp đồng, chính sách thương mại đến dữ liệu, chứng từ và trách nhiệm của các bộ phận.

Một vấn đề được phát hiện sớm thường cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn xử lý hơn so với khi vấn đề đã trở thành một yêu cầu phải giải trình hoặc một tranh luận về nghĩa vụ thuế. Đây cũng là lý do các bài viết trước trong chuỗi đều đặt trọng tâm vào việc rà soát khi doanh nghiệp còn chủ động.

Sau cùng, mục tiêu của quản trị rủi ro thuế không phải là xây dựng một hệ thống trong đó doanh nghiệp không bao giờ có vấn đề. Mục tiêu thực tế hơn là doanh nghiệp có khả năng nhận diện vấn đề đủ sớm, đánh giá đúng mức độ, lựa chọn cách xử lý phù hợp và điều chỉnh hệ thống để giảm khả năng vấn đề lặp lại. Đó cũng là bước chuyển từ việc “làm thuế” sang quản trị rủi ro thuế.

Và khi doanh nghiệp đã biết mình đang có rủi ro ở đâu, câu hỏi quan trọng tiếp theo không còn là “có nên rà soát hay không?”, mà là “những rủi ro nào cần được ưu tiên xử lý trước và hệ thống thuế của doanh nghiệp cần thay đổi như thế nào?”

Đây chính là giá trị mà một cuộc Tax Health Check có thể mang lại: không chỉ giúp doanh nghiệp nhìn lại những gì đã xảy ra, mà quan trọng hơn, giúp doanh nghiệp có cơ sở để quyết định những gì cần làm tiếp theo.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.