7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên rà soát thuế

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện một cuộc rà soát thuế ngay lập tức. Một doanh nghiệp mới thành lập, hoạt động đơn giản, ít giao dịch và có quy trình kế toán tương đối rõ ràng sẽ có nhu cầu khác với một doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm, đang mở rộng thị trường hoặc bắt đầu thực hiện những giao dịch phức tạp hơn.

Vấn đề thường xuất hiện ở chỗ doanh nghiệp chỉ nghĩ đến việc rà soát khi có một lý do cụ thể: chuẩn bị quyết toán, nhận yêu cầu giải trình, thay đổi kế toán trưởng hoặc phát hiện một sai lệch trong hồ sơ. Trong khi đó, có những thời điểm việc rà soát chủ động sẽ có ý nghĩa hơn nhiều, bởi doanh nghiệp vẫn còn đủ thời gian để xem xét và điều chỉnh.

Không phải mọi dấu hiệu dưới đây đều đồng nghĩa doanh nghiệp đang có vấn đề về thuế. Chúng nên được xem như những tín hiệu cho thấy đã đến lúc cần nhìn lại hệ thống thuế và hồ sơ của doanh nghiệp một cách có hệ thống.

1. Doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm nhưng chưa từng rà soát thuế một cách tổng thể

Nhiều doanh nghiệp có một quy trình quen thuộc: kế toán thực hiện kê khai định kỳ, cuối năm lập báo cáo và quyết toán, hồ sơ được lưu trữ theo từng kỳ. Công việc vẫn diễn ra đều đặn và không có sự cố đáng chú ý.

Nhưng sau vài năm hoạt động, doanh nghiệp thường không còn giống thời điểm mới thành lập. Doanh thu thay đổi, số lượng khách hàng tăng lên, sản phẩm và dịch vụ nhiều hơn, hợp đồng đa dạng hơn, nhân sự thay đổi và cách thức giao dịch cũng có thể đã khác trước.

Trong khoảng thời gian đó, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có cơ hội ngồi lại để xem toàn bộ hệ thống thuế đang vận hành như thế nào. Một cách xử lý từng phù hợp với quy mô nhỏ có thể không còn phù hợp khi doanh nghiệp đã lớn hơn. Một quy trình được xây dựng từ nhiều năm trước có thể chưa được cập nhật theo những thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp đã hoạt động trong một thời gian dài nhưng chưa từng có một cuộc rà soát tổng thể, đây là một lý do hợp lý để cân nhắc Tax Health Check.

2. Doanh nghiệp đang mở rộng hoặc thay đổi mô hình kinh doanh

Một sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh thường kéo theo nhiều thay đổi khác mà doanh nghiệp không phải lúc nào cũng nhận ra ngay.

Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, đưa một sản phẩm mới ra thị trường, chuyển từ bán trực tiếp sang mô hình phân phối, bắt đầu cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài, thay đổi phương thức hợp tác với đối tác hoặc xây dựng một mô hình kinh doanh mới. Những quyết định đó được đưa ra chủ yếu vì mục tiêu kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có thể làm thay đổi cách doanh nghiệp phải tổ chức hồ sơ, chứng từ, hợp đồng và quy trình kế toán – thuế.

Một mô hình kinh doanh mới không nên chỉ được xem xét sau khi đã vận hành. Nếu những vấn đề liên quan đến thuế được đặt ra từ đầu, doanh nghiệp thường có nhiều lựa chọn hơn trong việc thiết kế quy trình và hồ sơ.

Đây là một trong những thời điểm Tax Health Check có giá trị rõ nhất: khi doanh nghiệp đang chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác và cần biết hệ thống hiện tại có còn phù hợp hay không.

3. Giao dịch và chính sách thương mại ngày càng phức tạp

Khi quy mô tăng lên, các giao dịch của doanh nghiệp thường không còn đơn giản như giai đoạn đầu.

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chính sách chiết khấu, khuyến mại, thưởng doanh số, hỗ trợ đại lý hoặc các chương trình bán hàng khác nhau. Hợp đồng có nhiều điều khoản hơn, thời gian thực hiện kéo dài hơn và có thể liên quan đến nhiều bên.

Một chính sách được bộ phận kinh doanh nhìn nhận là hợp lý về mặt thương mại vẫn cần được xem xét về cách lập hồ sơ, hóa đơn, thanh toán và ghi nhận kế toán. Tương tự, một hợp đồng được xây dựng tốt về mặt pháp lý chưa chắc đã giải quyết hết những câu hỏi liên quan đến thuế nếu các bộ phận liên quan chưa cùng tham gia từ đầu.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến những giao dịch có nhiều bước hoặc có sự tham gia của nhiều bộ phận. Rủi ro không nhất thiết nằm ở một tài liệu cụ thể mà có thể xuất hiện ở sự không thống nhất giữa các tài liệu và quy trình.

4. Doanh nghiệp bắt đầu có các giao dịch với bên liên kết

Đây là một dấu hiệu đáng lưu ý vì các giao dịch giữa các bên có quan hệ liên kết thường đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến bản chất giao dịch, giá giao dịch, hồ sơ và các nghĩa vụ liên quan.

Trên thực tế, quan hệ liên kết không phải lúc nào cũng được doanh nghiệp nhận diện ngay từ đầu. Một khoản cho vay giữa các công ty trong cùng nhóm, việc sử dụng chung tài sản, cung cấp dịch vụ nội bộ hoặc những giao dịch giữa doanh nghiệp với các bên có quan hệ sở hữu, quản lý có thể đặt ra những vấn đề cần được xem xét.

Chẳng hạn, công ty mẹ cho công ty con sử dụng một khoản tiền trong thời gian dài mà không có cơ chế lãi suất rõ ràng. Hoặc một công ty trong nhóm sử dụng nhân sự, tài sản hay dịch vụ của công ty khác nhưng việc phân bổ chi phí chưa được thiết lập một cách rõ ràng.

Không nên từ một ví dụ như vậy mà kết luận ngay doanh nghiệp có vi phạm nghĩa vụ thuế. Nhưng sự xuất hiện của các giao dịch loại này là lý do để doanh nghiệp xem lại toàn bộ nhóm giao dịch liên kết và cách mình đang quản lý hồ sơ liên quan.

Đối với doanh nghiệp bắt đầu bước vào giai đoạn này, rà soát sớm thường dễ hơn nhiều so với việc xử lý lại một hệ thống giao dịch đã hình thành trong nhiều năm.

5. Hồ sơ thuế nằm ở nhiều bộ phận nhưng chưa có cơ chế kiểm soát thống nhất

Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có thể đồng thời phụ trách kế toán, tài chính và một phần công việc hành chính. Khi doanh nghiệp lớn lên, công việc được chia thành nhiều bộ phận hơn.

Kinh doanh giữ hợp đồng và hồ sơ khách hàng. Kế toán quản lý hóa đơn và chứng từ. Nhân sự quản lý hồ sơ lao động và thu nhập. Pháp chế rà soát hợp đồng. Tài chính theo dõi thanh toán. Các tài liệu đều tồn tại nhưng không phải lúc nào cũng được kiểm tra theo cùng một quy trình.

Đây là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần giải thích một giao dịch đã phát sinh từ trước.

Một cuộc rà soát thuế trong trường hợp này không chỉ nên hỏi “hồ sơ có đủ không?”. Câu hỏi thực tế hơn là: ai đang giữ hồ sơ, thông tin giữa các bộ phận có thống nhất không, và doanh nghiệp có thể nhanh chóng chứng minh bản chất của một giao dịch khi cần hay không?

Nếu câu trả lời chưa rõ, doanh nghiệp có lý do để xem lại quy trình.

6. Doanh nghiệp chuẩn bị bước vào một thay đổi quan trọng

Có những thời điểm doanh nghiệp nên chủ động rà soát trước khi một sự kiện lớn xảy ra.

Đó có thể là tái cấu trúc doanh nghiệp, thay đổi chủ sở hữu, huy động vốn, mua bán – sáp nhập, chuyển nhượng dự án, mở rộng sang lĩnh vực mới hoặc chuẩn bị cho một giao dịch có giá trị đáng kể.

Trong những trường hợp này, vấn đề thuế không chỉ liên quan đến hoạt động hiện tại. Nó còn có thể ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp định giá giao dịch, xây dựng cấu trúc, chuẩn bị hồ sơ và tính toán chi phí.

Một cuộc rà soát trước giao dịch có thể giúp doanh nghiệp nhận ra những điểm cần xử lý trước khi tiến hành. Khi giao dịch đã hoàn tất, việc sửa chữa một vấn đề thường phức tạp hơn nhiều so với việc thiết kế lại quy trình hoặc điều khoản ngay từ đầu.

Đặc biệt với các giao dịch lớn, việc đưa góc nhìn thuế vào quá trình chuẩn bị từ sớm thường có ý nghĩa hơn việc chỉ yêu cầu kế toán kiểm tra sau khi mọi quyết định kinh doanh đã được chốt.

7. Doanh nghiệp chỉ kiểm tra hồ sơ khi chuẩn bị quyết toán hoặc khi có yêu cầu giải trình

Đây có lẽ là dấu hiệu dễ nhận biết nhất.

Nếu mỗi lần doanh nghiệp rà soát hồ sơ thuế đều bắt đầu bằng câu hỏi “năm nay có quyết toán chưa?” hoặc “cơ quan thuế có yêu cầu giải trình gì không?”, hoạt động kiểm tra đang được thực hiện chủ yếu để đáp ứng một sự kiện đã xảy ra.

Cách làm này vẫn cần thiết, nhưng nó khác với một hoạt động rà soát chủ động.

Một cuộc Tax Health Check có thể được thực hiện vào thời điểm doanh nghiệp chưa có bất kỳ yêu cầu nào từ cơ quan thuế. Mục đích là nhìn lại các giao dịch, hồ sơ và quy trình để doanh nghiệp biết những vấn đề nào cần được chú ý, thay vì chờ một yêu cầu bên ngoài mới bắt đầu tìm kiếm.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa nhiều hơn vào dữ liệu và phân tích rủi ro, việc chủ động kiểm tra cũng trở nên đáng lưu ý hơn. Hệ thống hóa đơn điện tử và dữ liệu giao dịch tạo ra một lượng thông tin lớn phục vụ công tác quản lý. Doanh nghiệp vì vậy cũng cần quan tâm đến việc dữ liệu của mình có nhất quán với hồ sơ và thực tế giao dịch hay không.

Một dấu hiệu bất thường trong dữ liệu không đồng nghĩa với một hành vi vi phạm. Nhưng nếu doanh nghiệp không tự nhìn lại dữ liệu của mình, họ có thể chỉ bắt đầu kiểm tra khi đã có một câu hỏi được đặt ra từ bên ngoài.

Không phải cứ có một dấu hiệu là doanh nghiệp phải thực hiện Tax Health Check

Bảy dấu hiệu trên không phải một danh sách để doanh nghiệp tự kết luận rằng mình đang có rủi ro thuế. Chúng chỉ cho thấy những thời điểm mà việc rà soát có thể mang lại giá trị thực tế hơn.

Một doanh nghiệp có thể đã hoạt động nhiều năm nhưng hồ sơ và quy trình được tổ chức tốt. Một doanh nghiệp khác mới hoạt động vài năm nhưng đã có nhiều giao dịch phức tạp. Vì vậy, quyết định có thực hiện Tax Health Check hay không cần dựa trên quy mô, ngành nghề, mô hình hoạt động, mức độ phức tạp của giao dịch và tình trạng hồ sơ thực tế.

Điều đáng lưu ý là doanh nghiệp không cần đợi đến khi có tranh chấp hoặc yêu cầu giải trình mới bắt đầu nhìn lại hệ thống thuế. Rà soát ở thời điểm doanh nghiệp vẫn còn chủ động thường tạo ra nhiều khoảng trống để điều chỉnh hơn.

NCA TAX Health Check được NCA xây dựng cho nhu cầu đó. Thay vì chỉ kiểm tra một kỳ kê khai cụ thể, dịch vụ hướng đến việc rà soát các giao dịch, hồ sơ và quy trình có liên quan để doanh nghiệp nhận diện những vấn đề cần quan tâm và xác định thứ tự ưu tiên xử lý.

Đối với CEO và CFO, giá trị của một cuộc rà soát không nằm ở việc có thêm một báo cáo để lưu trữ. Giá trị nằm ở việc sau cuộc rà soát, doanh nghiệp hiểu rõ hơn những điểm nào đang ổn, điểm nào cần củng cố và vấn đề nào không nên để kéo dài.

Nếu doanh nghiệp nhận thấy mình đang ở một trong những tình huống trên, đó có thể là thời điểm phù hợp để bắt đầu một cuộc rà soát có hệ thống.

NCA TAX Health Check – Rà soát để doanh nghiệp chủ động hơn trong quản trị rủi ro thuế.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của tác giả, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.