Rà soát thuế khác gì với quyết toán thuế?

Trong thực tế quản trị doanh nghiệp, “rà soát thuế” và “quyết toán thuế” đôi khi được sử dụng như hai cách gọi khác nhau của cùng một việc. Một số doanh nghiệp chỉ bắt đầu kiểm tra lại hồ sơ, giao dịch và chứng từ khi chuẩn bị quyết toán hoặc khi nhận được yêu cầu làm việc từ cơ quan thuế. Từ đó dễ hình thành suy nghĩ rằng nếu một kỳ thuế đã được quyết toán thì những vấn đề liên quan đến kỳ đó coi như đã được kiểm tra đầy đủ.

Hai hoạt động này thực tế có mục đích, thời điểm và cách tiếp cận khác nhau. Hiểu đúng sự khác biệt không chỉ giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn về mặt nghiệp vụ, mà còn giúp hình thành một cách tiếp cận chủ động hơn đối với rủi ro thuế.

Xem thêm: Rủi ro vẫn có thể tồn tại ngay cả khi hồ sơ thuế đã được xử lý

Rà soát thuế là hoạt động chủ động của doanh nghiệp

Rà soát thuế có thể hiểu là quá trình doanh nghiệp chủ động xem xét các giao dịch, hồ sơ, chứng từ, chính sách và quy trình có liên quan đến nghĩa vụ thuế để nhận diện những điểm chưa phù hợp hoặc những vấn đề có khả năng phát sinh rủi ro.

Phạm vi của một cuộc rà soát vì vậy không nhất thiết chỉ nằm trong bộ hồ sơ khai thuế. Một giao dịch có thể được thể hiện đầy đủ trên sổ sách và tờ khai nhưng vẫn cần được nhìn lại từ nhiều góc độ: giao dịch thực tế được thực hiện như thế nào, hợp đồng quy định ra sao, chứng từ có phản ánh đúng bản chất giao dịch hay không, chính sách thương mại có được áp dụng thống nhất không, và các bộ phận trong doanh nghiệp có đang thực hiện cùng một quy trình hay không.

Đây cũng là điểm khiến rà soát thuế có ý nghĩa đối với quản trị doanh nghiệp. Mục tiêu không chỉ là tìm một sai sót trong hồ sơ, mà còn là giúp doanh nghiệp hiểu rủi ro đang nằm ở đâu, vấn đề nào cần được ưu tiên và những điểm nào trong quy trình cần được điều chỉnh.

Quyết toán thuế có mục đích khác

Quyết toán thuế thuộc một bối cảnh khác. Đây là quá trình doanh nghiệp thực hiện việc xác định, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định áp dụng đối với từng loại thuế, kỳ tính thuế và trường hợp cụ thể.

Trong quá trình quyết toán, doanh nghiệp phải tập hợp và giải trình các thông tin, hồ sơ và số liệu liên quan. Khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra hoặc giải trình từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị cơ sở để chứng minh tính phù hợp của các giao dịch và số liệu đã kê khai.

Vì vậy, quyết toán thuế gắn với việc thực hiện và xác định nghĩa vụ thuế trong một phạm vi cụ thể. Trong khi đó, rà soát thuế có thể được thực hiện trước đó với mục đích nhận diện và xử lý vấn đề một cách chủ động.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra khi bước vào giai đoạn quyết toán, một số vấn đề có thể đã tồn tại trong thời gian dài và việc xử lý lúc đó có thể phức tạp hơn so với việc nhận diện từ sớm.

Rà soát thuế và quyết toán thuế khác nhau như thế nào?

Có thể nhìn nhanh sự khác biệt giữa hai hoạt động qua bảng dưới đây:

Bảng trên không có nghĩa hai hoạt động hoàn toàn tách biệt. Ngược lại, chúng có thể hỗ trợ lẫn nhau. Một cuộc rà soát được thực hiện trước khi quyết toán có thể giúp doanh nghiệp nhận diện và xử lý những vấn đề cần lưu ý trước khi bước vào quá trình xác định nghĩa vụ thuế.

Một bộ hồ sơ đầy đủ chưa chắc đã phản ánh toàn bộ rủi ro

Đây là điểm doanh nghiệp thường bỏ qua.

Trong nhiều trường hợp, kế toán có thể đã hoàn thành việc kê khai, lưu trữ chứng từ và lập báo cáo theo quy trình nội bộ. Nhưng rủi ro thuế không phải lúc nào cũng xuất hiện dưới dạng một chứng từ còn thiếu hoặc một con số sai trên tờ khai. Rủi ro có thể bắt đầu từ chính giao dịch.

Chẳng hạn, doanh nghiệp xây dựng một chính sách chiết khấu thương mại mới nhưng bộ phận kinh doanh, kế toán và pháp chế chưa thống nhất cách thể hiện giao dịch. Hoặc doanh nghiệp bắt đầu phát sinh giao dịch với bên liên kết nhưng chưa xây dựng cơ chế quản lý thông tin và hồ sơ phù hợp. Một trường hợp khác là doanh nghiệp thay đổi cách thức chi trả các khoản hỗ trợ, phụ cấp hoặc chi phí cho người lao động nhưng quy trình giữa nhân sự, kế toán và quản lý chưa được cập nhật đồng bộ.

Trong những trường hợp như vậy, chỉ kiểm tra xem hồ sơ đã “đủ” hay chưa có thể chưa trả lời được câu hỏi quan trọng hơn: hồ sơ đó có phản ánh đúng bản chất giao dịch và quy trình thực tế của doanh nghiệp hay không?

Đây là khoảng trống mà một cuộc rà soát thuế chủ động có thể giúp doanh nghiệp nhìn thấy.

Đã quyết toán không có nghĩa là mọi rủi ro đã khép lại

Một kỳ thuế đã được quyết toán hoặc một cuộc kiểm tra đã được thực hiện không nên được hiểu như một sự xác nhận rằng toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp trong kỳ đó đều đã được cơ quan thuế xem xét và không còn vấn đề nào có thể phát sinh.

Phạm vi và nội dung kiểm tra, thanh tra phụ thuộc vào từng cuộc kiểm tra, thanh tra và căn cứ quản lý thuế cụ thể. Việc một vấn đề không được đặt ra trong một cuộc kiểm tra trước đó cũng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được “bảo chứng” cho toàn bộ hoạt động thuế của mình.

Ở đây còn có một vấn đề pháp lý mà doanh nghiệp cần lưu ý: thời hiệu và thời hạn xử lý các vấn đề về thuế không phải là một con số áp dụng giống nhau cho mọi trường hợp. Việc cơ quan thuế còn có thể xử lý một nghĩa vụ thuế, một hành vi vi phạm hoặc một vấn đề liên quan đến hồ sơ của doanh nghiệp phải được xem xét theo quy định pháp luật áp dụng, loại nghĩa vụ hoặc hành vi, thời điểm phát sinh và các tình tiết có liên quan.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên đồng nhất ba khái niệm: “đã kê khai”, “đã quyết toán” và “đã hết khả năng bị xem xét”. Khi đánh giá một vấn đề thuế trong quá khứ, cần đặt nó trong đúng bối cảnh pháp lý và thời gian cụ thể.

Đây cũng là lý do việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ và khả năng giải trình không nên chỉ được coi là công việc của bộ phận kế toán. Đối với những giao dịch có giá trị lớn hoặc có tính chất phức tạp, doanh nghiệp cần có khả năng truy lại cơ sở hình thành giao dịch và cách thức giao dịch đã được thực hiện.

Cách cơ quan thuế quản lý rủi ro cũng đang thay đổi

Một yếu tố khác khiến cách tiếp cận về quản trị thuế của doanh nghiệp cần được nhìn lại là sự chuyển dịch mạnh hơn sang quản lý dựa trên dữ liệu và rủi ro.

Cơ quan thuế đang đẩy mạnh chuyển đổi số và ứng dụng dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo trong quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro và các nghiệp vụ quản lý thuế. Điều này làm cho việc nhận diện dấu hiệu bất thường ngày càng dựa nhiều hơn vào khả năng phân tích dữ liệu và đối chiếu thông tin.

Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn hồ sơ thuế theo từng kỳ một cách tách biệt. Những biến động bất thường về doanh thu, chi phí, hóa đơn, giao dịch giữa các bên, chính sách thương mại hoặc các chỉ tiêu tài chính có thể trở thành những dữ liệu cần được giải thích khi cơ quan quản lý thực hiện phân tích rủi ro.

Điều này không có nghĩa một nghiệp vụ từng được kiểm tra chắc chắn sẽ bị xem xét lại. Việc cơ quan thuế xử lý một vấn đề cụ thể vẫn phải dựa trên thẩm quyền, căn cứ và trình tự pháp luật tương ứng. Nhưng nó cho thấy một thực tế khác: môi trường quản lý thuế đang ngày càng coi trọng khả năng nhận diện rủi ro từ dữ liệu, thay vì chỉ nhìn vào một bộ hồ sơ riêng lẻ.

Với doanh nghiệp, điều đó làm cho việc chủ động rà soát tính nhất quán giữa giao dịch thực tế, hợp đồng, chứng từ, sổ sách, tờ khai và dữ liệu quản trị ngày càng có ý nghĩa.

Đã quyết toán thuế có còn cần rà soát không?

Có thể vẫn cần.

Việc doanh nghiệp đã hoàn thành quyết toán đối với một kỳ nhất định không đồng nghĩa với việc toàn bộ rủi ro thuế trong hoạt động của doanh nghiệp đã được loại bỏ.

Doanh nghiệp tiếp tục phát sinh giao dịch mới, thay đổi chính sách kinh doanh, mở rộng thị trường, thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc thực hiện những giao dịch có giá trị lớn. Những thay đổi đó có thể tạo ra các vấn đề mới mà một cuộc quyết toán trước đây không thể bao quát.

Ngay cả khi doanh nghiệp không có thay đổi lớn, việc rà soát định kỳ vẫn có thể giúp phát hiện những khoảng trống trong quy trình mà hoạt động thực tế đã tạo ra theo thời gian.

Vì vậy, quyết toán thuế và rà soát thuế không nên được đặt trong quan hệ “làm cái này thì không cần cái kia”. Chúng phục vụ những mục đích khác nhau trong quản trị thuế của doanh nghiệp.

Tax Health Check nằm ở đâu trong câu chuyện này?

Tax Health Check có thể được hiểu là một cách tiếp cận có hệ thống đối với việc rà soát tình trạng quản trị thuế của doanh nghiệp.

Thay vì chờ đến thời điểm quyết toán hoặc khi xuất hiện một vấn đề cụ thể mới kiểm tra, doanh nghiệp chủ động nhìn lại các giao dịch, hồ sơ, quy trình và những điểm có thể tạo ra rủi ro. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để phân loại vấn đề, xác định mức độ ưu tiên và lựa chọn cách xử lý phù hợp.

Điểm cốt lõi của Tax Health Check không nằm ở việc “tìm lỗi” để kết luận doanh nghiệp đúng hay sai. Giá trị của nó nằm ở việc giúp doanh nghiệp có một bức tranh rõ hơn về tình trạng quản trị thuế của mình tại một thời điểm nhất định.

Đối với doanh nghiệp đang tăng trưởng, thay đổi mô hình, mở rộng đầu tư hoặc chuẩn bị một giao dịch quan trọng, việc nhìn lại hệ thống thuế trước khi thực hiện thay đổi có thể đặc biệt hữu ích.

Rà soát sớm để có thêm lựa chọn xử lý

Một vấn đề thuế được phát hiện sớm thường cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn xử lý hơn so với khi vấn đề đã trở thành yêu cầu phải giải trình hoặc phát sinh tranh luận về nghĩa vụ thuế. Đó cũng là sự khác biệt về tư duy quản trị.

Quyết toán thuế là một phần của việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Rà soát thuế là một phần của quản trị rủi ro. Hai hoạt động có thể liên quan chặt chẽ với nhau nhưng không thể thay thế cho nhau. Một doanh nghiệp có thể đã hoàn thành quyết toán thuế nhưng vẫn cần một cách nhìn khác về hệ thống thuế của mình. Quyết toán giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ theo quy định; rà soát giúp doanh nghiệp chủ động nhìn lại những gì đang diễn ra trong hoạt động kinh doanh và những rủi ro có thể phát sinh từ đó.

Trong môi trường quản lý thuế ngày càng dựa nhiều hơn vào dữ liệu và quản lý rủi ro, khoảng cách giữa “hồ sơ đã hoàn tất” và “doanh nghiệp thực sự hiểu rủi ro thuế của mình” trở thành một vấn đề đáng quan tâm.

Tax Health Check được đặt trong chính khoảng trống đó: không thay thế quyết toán thuế, mà tạo thêm một lớp kiểm soát chủ động để doanh nghiệp nhận diện, ưu tiên và xử lý các vấn đề thuế trước khi chúng trở nên khó kiểm soát hơn.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của tác giả, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.