Quản trị rủi ro thuế không bắt đầu từ phòng kế toán

Trong nhiều doanh nghiệp, thuế thường được nhìn như một phần việc của phòng kế toán. Kế toán theo dõi hóa đơn, chứng từ, hạch toán doanh thu và chi phí, lập tờ khai, thực hiện quyết toán và giải trình khi có yêu cầu. Cách phân công này là cần thiết, nhưng nếu từ đó hình thành suy nghĩ rằng rủi ro thuế cũng là vấn đề riêng của kế toán thì doanh nghiệp có thể đang nhìn vấn đề từ quá muộn.

Thuế thường xuất hiện ở điểm cuối của một quyết định kinh doanh. Trước khi có một hóa đơn là một giao dịch. Trước khi có một giao dịch là một hợp đồng, một chính sách thương mại, một quyết định đầu tư, một phương án thanh toán hoặc một cách thức tổ chức hoạt động. Những quyết định đó có thể được hình thành ở phòng kinh doanh, pháp chế, tài chính, nhân sự hoặc ban điều hành, trong khi kế toán chỉ tiếp nhận kết quả để ghi nhận và kê khai.

Vì vậy, quản trị rủi ro thuế không nên bắt đầu từ thời điểm kế toán nhận được chứng từ. Nó nên bắt đầu sớm hơn, từ lúc doanh nghiệp hình thành và phê duyệt những quyết định có khả năng tạo ra nghĩa vụ thuế.

Thuế là kết quả của những quyết định kinh doanh

Một doanh nghiệp không chủ động “tạo ra” một nghĩa vụ thuế bằng cách lập một tờ khai. Nghĩa vụ thuế thường phát sinh từ hoạt động kinh tế thực tế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký hợp đồng, thuê tài sản, trả lương, chi hoa hồng, vay vốn, sử dụng dịch vụ của công ty liên quan, đầu tư vào một dự án hoặc thay đổi mô hình kinh doanh. Mỗi hoạt động như vậy có thể kéo theo những vấn đề cần xem xét về thuế.

Điều này giải thích tại sao chỉ kiểm tra tờ khai thuế hoặc hồ sơ kế toán chưa chắc đã cho doanh nghiệp một bức tranh đầy đủ về rủi ro. Hồ sơ kế toán phản ánh một phần của giao dịch, trong khi bản thân giao dịch lại được hình thành từ những quyết định có thể đã được đưa ra ở nhiều nơi khác nhau trong doanh nghiệp.

Một chính sách chiết khấu được bộ phận kinh doanh xây dựng vì mục tiêu tăng doanh số. Một điều khoản thanh toán được đàm phán để tạo thuận lợi cho khách hàng. Một mô hình hợp tác được lựa chọn vì muốn giảm chi phí đầu tư ban đầu. Một khoản hỗ trợ được đưa ra để giữ chân nhân sự. Một khoản phí được thỏa thuận giữa các công ty trong cùng nhóm để phân bổ nguồn lực.

Từ góc độ kinh doanh, mỗi quyết định đều có lý do riêng. Nhưng từ góc độ thuế, những quyết định đó có thể tạo ra những câu hỏi khác: giao dịch được xác định như thế nào, bản chất kinh tế là gì, thời điểm ghi nhận ra sao, chứng từ cần được tổ chức thế nào và doanh nghiệp cần kiểm soát những vấn đề gì trong quá trình thực hiện?

Đó là lý do rủi ro thuế có thể bắt đầu trước khi kế toán nhìn thấy nó.

Phòng kế toán thường là nơi phát hiện, nhưng không phải lúc nào cũng là nơi rủi ro bắt đầu

Một cách hình dung đơn giản là xem một giao dịch như một chuỗi các hoạt động liên quan đến nhau. Kinh doanh tìm kiếm khách hàng và đàm phán điều kiện. Pháp chế hoặc bộ phận phụ trách pháp lý xem xét hợp đồng. Tài chính đánh giá dòng tiền và phương thức thanh toán. Các bộ phận chuyên môn thực hiện dịch vụ hoặc giao hàng. Nhân sự quản lý những vấn đề liên quan đến người lao động. Kế toán tiếp nhận thông tin, kiểm tra chứng từ, hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Nếu chỉ nhìn từ điểm cuối, doanh nghiệp có thể nghĩ rằng vấn đề nằm ở việc kế toán xử lý chứng từ có đúng hay không. Nhưng một sai lệch trong khâu cuối đôi khi chỉ là biểu hiện của một vấn đề đã hình thành từ trước.

Nếu hợp đồng không mô tả đúng giao dịch thực tế, kế toán khó có thể tự mình sửa lại bản chất của giao dịch. Nếu chính sách bán hàng được thay đổi nhưng thông tin không được chuyển đầy đủ cho kế toán, việc lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu có thể phải xử lý trong điều kiện thiếu thông tin. Nếu một khoản chi được phê duyệt nhưng không có sự thống nhất về bản chất và mục đích, bộ phận kế toán có thể phải giải quyết một vấn đề mà nguyên nhân nằm ở quyết định ban đầu.

Bởi vậy, việc yêu cầu kế toán “kiểm tra thuế” ở cuối quy trình không thể thay thế cho việc kiểm soát rủi ro ngay từ khi giao dịch được hình thành.

Mỗi bộ phận nhìn cùng một giao dịch theo một cách khác nhau

Sự khác biệt về góc nhìn giữa các bộ phận là điều bình thường trong một doanh nghiệp.

Bộ phận kinh doanh quan tâm đến doanh thu, khách hàng, giá bán và điều kiện thương mại. Pháp chế quan tâm đến quyền, nghĩa vụ và rủi ro pháp lý của hợp đồng. Tài chính quan tâm đến dòng tiền, khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn. Nhân sự quan tâm đến chính sách tiền lương, phúc lợi và quan hệ với người lao động. Kế toán quan tâm đến chứng từ, hạch toán và nghĩa vụ kê khai.

Không bộ phận nào sai khi ưu tiên góc nhìn của mình. Vấn đề chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp thiếu một cơ chế để kết nối những góc nhìn đó trước khi giao dịch được triển khai.

Một hợp đồng có thể được pháp chế đánh giá là chặt chẽ về mặt quyền và nghĩa vụ, nhưng điều kiện thương mại trong hợp đồng lại cần được xem xét thêm về cách thực hiện và ghi nhận. Một chính sách bán hàng có thể được kinh doanh đánh giá là hấp dẫn đối với khách hàng, nhưng lại đặt ra yêu cầu về hóa đơn, chứng từ và cách ghi nhận mà kế toán cần biết trước. Một phương án sử dụng nhân sự nội bộ có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhưng nếu liên quan đến việc phân bổ chi phí hoặc cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị, doanh nghiệp vẫn cần xem xét cách tổ chức và chứng minh giao dịch.

Quản trị rủi ro thuế vì thế không đòi hỏi tất cả các bộ phận phải trở thành chuyên gia thuế. Điều cần thiết hơn là mỗi bộ phận phải biết khi nào một quyết định của mình có khả năng tạo ra vấn đề về thuế và khi nào cần đưa bộ phận có chuyên môn thuế vào quá trình ra quyết định.

Một quyết định kinh doanh có thể tạo ra nhiều câu hỏi về thuế

Hãy lấy một tình huống quen thuộc: doanh nghiệp muốn triển khai một chương trình bán hàng mới để tăng doanh thu.

Bộ phận kinh doanh xây dựng chính sách. Ban điều hành phê duyệt. Pháp chế soạn hoặc điều chỉnh điều kiện giao dịch. Hệ thống bán hàng được cập nhật. Khách hàng bắt đầu mua hàng theo chính sách mới. Đến lúc này, kế toán mới nhận thông tin để xử lý hóa đơn và ghi nhận doanh thu. Nếu những vấn đề cần xem xét về thuế chỉ được đặt ra ở giai đoạn cuối, doanh nghiệp có thể phải quay lại kiểm tra một chuỗi quyết định đã được thực hiện. Trong khi đó, nếu các vấn đề được nhận diện ngay từ giai đoạn thiết kế chính sách, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn để tổ chức giao dịch và hồ sơ một cách nhất quán.

Điều tương tự cũng xảy ra với các giao dịch có giá trị lớn hoặc cấu trúc phức tạp hơn. Một khoản đầu tư, một giao dịch với bên liên kết, một hợp đồng dịch vụ dài hạn, một mô hình hợp tác mới hoặc một chương trình tái cấu trúc đều có thể cần được xem xét về thuế ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.

Không phải mọi quyết định kinh doanh đều cần một cuộc tư vấn thuế riêng. Nhưng những quyết định làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp tạo doanh thu, phát sinh chi phí, tổ chức dòng tiền hoặc giao dịch với các bên liên quan nên có cơ chế đánh giá tác động thuế phù hợp.

Rủi ro lớn thường nằm ở những khoảng giao nhau

Một trong những điểm khó của quản trị rủi ro thuế là rủi ro không nhất thiết nằm hoàn toàn trong phạm vi của một bộ phận. Nó có thể nằm ở khoảng giao giữa kinh doanh và kế toán. Giữa pháp chế và tài chính. Giữa nhân sự và kế toán. Giữa công ty mẹ và công ty con. Hoặc giữa quyết định của ban điều hành và cách các bộ phận triển khai quyết định đó. Chẳng hạn, doanh nghiệp thay đổi chính sách hỗ trợ người lao động. Nhân sự xây dựng chính sách, ban điều hành phê duyệt, tài chính bố trí ngân sách và kế toán thực hiện chi trả. Nếu chỉ một bộ phận nhìn vào chính sách đó, có thể khó nhận diện đầy đủ những vấn đề cần kiểm soát về hồ sơ, cách chi trả và nghĩa vụ liên quan.

Tương tự, khi doanh nghiệp bắt đầu có giao dịch với một bên liên kết, vấn đề không chỉ thuộc về kế toán. Ban điều hành cần hiểu bản chất và mục đích của giao dịch. Kinh doanh hoặc bộ phận vận hành cần cung cấp thông tin về hoạt động thực tế. Pháp chế cần xem xét cơ sở hợp đồng. Tài chính theo dõi dòng tiền. Kế toán và bộ phận thuế xử lý các yêu cầu về hồ sơ và kê khai. Nếu không có sự phối hợp, mỗi bộ phận có thể vẫn hoàn thành công việc của mình nhưng doanh nghiệp lại thiếu một bức tranh thống nhất.

Đây là lý do một hệ thống quản trị rủi ro thuế tốt không chỉ đặt ra câu hỏi “ai chịu trách nhiệm về thuế?”, mà còn phải trả lời câu hỏi “những quyết định nào cần được đánh giá về thuế trước khi được thực hiện?”

Cơ chế phối hợp không có nghĩa là thêm một tầng phê duyệt

Đây là điểm đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp đang tăng trưởng. Một CEO có thể hoàn toàn có lý do để lo ngại rằng nếu mọi hợp đồng, mọi chính sách bán hàng hay mọi quyết định kinh doanh đều phải đưa qua kế toán hoặc bộ phận thuế thì quy trình sẽ trở nên nặng nề, cơ hội kinh doanh bị chậm lại và trách nhiệm bị phân tán. Quản trị rủi ro thuế không nên được thiết kế theo cách đó.

Doanh nghiệp không cần đưa bộ phận thuế vào mọi cuộc họp, cũng không cần biến mọi quyết định thành một quy trình xin ý kiến nhiều tầng. Điều cần thiết là xác định đúng những điểm mà rủi ro đủ lớn để cần được kiểm soát trước.

Một giao dịch thông thường, có quy trình rõ và đã được doanh nghiệp xử lý ổn định có thể đi theo quy trình thông thường. Một giao dịch mới, có giá trị lớn, cấu trúc phức tạp hoặc làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp hoạt động có thể cần thêm một bước đánh giá. Nói cách khác, kiểm soát rủi ro cần được thiết kế theo mức độ rủi ro, thay vì áp dụng cùng một mức kiểm soát cho mọi giao dịch.
Một cơ chế kiểm soát rủi ro thuế tốt không phải là “thắng tay” làm chậm các cơ hội kinh doanh, mà là “túi khí” giúp doanh nghiệp tăng tốc một cách an toàn.

Giá trị của cơ chế này nằm ở việc doanh nghiệp biết trước trường hợp nào cần dừng lại để kiểm tra và trường hợp nào có thể tiếp tục vận hành theo quy trình thông thường.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một “Danh mục quyết định cần tham vấn thuế”

Một cơ chế phối hợp hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu bằng một bộ quy chế phức tạp. Một trong những công cụ đơn giản mà doanh nghiệp có thể xây dựng là Danh mục các quyết định hoặc giao dịch cần tham vấn thuế trước khi thực hiện.

Danh mục này có thể được thiết kế phù hợp với đặc điểm và quy mô của từng doanh nghiệp. Chẳng hạn, có thể xem xét đưa vào danh mục những trường hợp như:

• giao dịch có giá trị lớn theo ngưỡng do doanh nghiệp tự xác định;
• chính sách giá, chiết khấu hoặc khuyến mại mới;
• hợp đồng hoặc mô hình hợp tác có cấu trúc khác với giao dịch thông thường;
• giao dịch với bên liên kết;
• giao dịch xuyên biên giới;
• thay đổi mô hình kinh doanh hoặc phương thức phân phối;
• đầu tư, mua bán, sáp nhập hoặc tái cấu trúc;
• các khoản chi hoặc chính sách nhân sự có tính chất đặc thù;
• những giao dịch có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến nghĩa vụ thuế hoặc cách doanh nghiệp đang kê khai, ghi nhận.

Danh mục này không phải là một “danh sách cấm”. Nó là một cơ chế nhận diện điểm cần chú ý. Quan trọng hơn, ngưỡng và phạm vi của danh mục không nên được sao chép máy móc từ doanh nghiệp khác. Một giao dịch có thể có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp nhỏ nhưng lại là giao dịch thông thường đối với một tập đoàn lớn. Cơ chế kiểm soát cần phản ánh quy mô, ngành nghề, mô hình kinh doanh và mức độ phức tạp thực tế của từng doanh nghiệp.

Xem thêm: Tax Health Check – rà soát và quản trị rủi ro thuế

Tax Checklist có thể đưa vấn đề thuế đến sớm hơn

Một công cụ khác đơn giản hơn nhưng có thể mang lại hiệu quả lớn là Tax Checklist dành cho những bộ phận thường xuyên tạo ra giao dịch, đặc biệt là kinh doanh và pháp chế. Checklist không cần dài. Mục tiêu không phải để biến nhân viên kinh doanh thành chuyên gia thuế, mà để giúp họ nhận ra những câu hỏi cần đặt ra trước khi ký hoặc triển khai một giao dịch. Chẳng hạn, trước một hợp đồng mới, doanh nghiệp có thể đặt một số câu hỏi cơ bản:

Giao dịch này có gì khác với hoạt động thông thường của doanh nghiệp không? Bên giao dịch có quan hệ liên kết hoặc có yếu tố nước ngoài không? Giá trị và phương thức thanh toán có đặc điểm bất thường không? Hợp đồng có phản ánh đúng cách giao dịch sẽ được thực hiện trên thực tế không? Có chính sách chiết khấu, hỗ trợ, hoa hồng hoặc khoản thanh toán đặc thù nào không? Giao dịch có làm thay đổi cách xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu hoặc chi phí không? Có vấn đề nào cần bộ phận thuế hoặc kế toán chuyên trách xem xét trước khi ký không?

Nếu câu trả lời là “có” ở một hoặc một số câu hỏi, giao dịch có thể được chuyển sang bước tham vấn phù hợp. Cách làm này có một ưu điểm quan trọng: thuế được đưa vào quy trình ra quyết định mà không biến bộ phận thuế thành một nút thắt của toàn bộ doanh nghiệp.

Quản trị rủi ro thuế cần đi trước giao dịch, không chỉ đi sau giao dịch

Có hai cách tiếp cận khác nhau.
Cách thứ nhất là doanh nghiệp thực hiện giao dịch, hoàn tất hồ sơ, kê khai và sau đó kiểm tra xem có vấn đề gì không. Đây là cách tiếp cận mang tính phản ứng.
Cách thứ hai là doanh nghiệp xác định những giao dịch hoặc quyết định có mức độ rủi ro đáng chú ý, đánh giá vấn đề thuế trước khi thực hiện và thiết kế quy trình, hồ sơ phù hợp ngay từ đầu. Đây là cách tiếp cận chủ động hơn.

Không phải giao dịch nào cũng cần được kiểm tra với cùng một mức độ. Một doanh nghiệp có hàng nghìn giao dịch thông thường không thể dành cùng một nguồn lực cho tất cả giao dịch đó. Quản trị rủi ro theo mức độ ưu tiên vì thế có ý nghĩa thực tế hơn. Những giao dịch có giá trị lớn, cấu trúc phức tạp, liên quan đến nhiều bên, thay đổi mô hình hoạt động hoặc có khả năng tạo ra tác động đáng kể nên được đưa vào nhóm cần xem xét kỹ hơn. Ở góc độ doanh nghiệp, điều quan trọng không phải là kiểm soát nhiều hơn, mà là kiểm soát đúng chỗ.

Dữ liệu có thể kết nối các bộ phận, nhưng quy trình mới tạo ra kiểm soát

Một doanh nghiệp hiện đại có rất nhiều dữ liệu: hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, thanh toán, bảng lương, dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhà cung cấp và các báo cáo quản trị. Nhưng có dữ liệu không đồng nghĩa với có khả năng kiểm soát. Nếu dữ liệu nằm ở những hệ thống khác nhau và mỗi bộ phận hiểu giao dịch theo một cách, doanh nghiệp vẫn có thể gặp khó khăn khi cần giải thích một nghiệp vụ.

Ví dụ, kinh doanh có thể quản lý hợp đồng theo mã khách hàng, tài chính theo dòng tiền, kế toán theo hóa đơn và nhân sự theo hồ sơ người lao động. Nếu những dữ liệu này không được liên kết ở những điểm cần thiết, ban điều hành có thể khó nhìn thấy toàn bộ chuỗi giao dịch.

Một hệ thống quản trị rủi ro thuế vì vậy cần quan tâm cả đến dữ liệu và quy trình: dữ liệu nào cần được thu thập, ai chịu trách nhiệm cung cấp, thời điểm nào cần kiểm tra, trường hợp nào cần tham vấn và khi có thay đổi thì thông tin được chuyển đến những bộ phận nào. Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp có thể giải thích một giao dịch một cách nhất quán nếu sau này cần làm rõ.

CFO và CEO cần nhìn rủi ro thuế như một vấn đề quản trị

Đối với kế toán, câu hỏi thường là: số liệu đã đúng chưa, chứng từ đã đủ chưa, kê khai đã đúng chưa?
Đối với CFO, câu hỏi rộng hơn có thể là: giao dịch này có tạo ra nghĩa vụ thuế đáng chú ý nào không, chi phí thuế đã được tính đến khi đánh giá phương án kinh doanh chưa, hệ thống kiểm soát hiện tại có đủ để quản lý những giao dịch đang phát sinh không?
Còn với CEO hoặc ban điều hành, vấn đề có thể nằm ở cấp độ khác: doanh nghiệp có đang đưa yếu tố thuế vào quá trình ra quyết định hay thường chỉ xử lý sau khi quyết định đã được đưa ra?
Ba góc nhìn này không thay thế nhau. Chúng tạo thành một chuỗi quản trị.

Kế toán bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ. Bộ phận chuyên môn về thuế nhận diện và phân tích vấn đề. CFO và các bộ phận chức năng kiểm soát tác động đến hoạt động và tài chính. Ban điều hành quyết định mức độ rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận và nguồn lực dành cho việc kiểm soát.
Khi những vai trò này được kết nối, thuế trở thành một phần của quản trị doanh nghiệp thay vì chỉ là một công việc tuân thủ ở cuối quy trình.

Một hệ thống tốt không có nghĩa là không còn rủi ro

Quản trị rủi ro thuế không thể biến doanh nghiệp thành một tổ chức “không có rủi ro”. Mọi hoạt động kinh doanh đều có một mức độ rủi ro nhất định. Điều doanh nghiệp có thể làm là nhận diện những rủi ro đáng chú ý, hiểu nguyên nhân, đánh giá mức độ ảnh hưởng và lựa chọn cách xử lý phù hợp.

Có vấn đề cần ngăn ngừa từ trước. Có vấn đề cần thiết lập thêm kiểm soát. Có vấn đề chỉ cần theo dõi. Cũng có trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một mức độ rủi ro nhất định vì chi phí kiểm soát cao hơn lợi ích mang lại. Điều quan trọng là quyết định đó phải được đưa ra trên cơ sở doanh nghiệp hiểu mình đang chấp nhận điều gì.

Một hệ thống quản trị thuế tốt vì vậy không nhất thiết là hệ thống có nhiều quy trình nhất. Đó là hệ thống giúp doanh nghiệp nhận biết đúng những điểm cần kiểm soát và đưa đúng người vào đúng thời điểm.

Xem thêm: Rà soát thuế khác gì với quyết toán thuế

Quản trị rủi ro thuế bắt đầu từ cách doanh nghiệp ra quyết định

Nếu nhìn thuế chỉ từ phòng kế toán, doanh nghiệp sẽ tập trung vào tờ khai, hóa đơn, chứng từ và số liệu. Nếu nhìn thuế từ góc độ quản trị, doanh nghiệp sẽ đặt câu hỏi rộng hơn: những quyết định nào đang tạo ra nghĩa vụ thuế, ai tham gia vào quá trình hình thành quyết định đó, thông tin nào cần được xem xét trước khi triển khai và hệ thống hiện tại có đủ khả năng kiểm soát hay chưa?
Đó là một thay đổi về cách tiếp cận, chứ không chỉ là bổ sung thêm một bước kiểm tra.

Quản trị rủi ro thuế vì vậy không bắt đầu từ lúc kế toán nhận hóa đơn. Nó bắt đầu từ lúc doanh nghiệp quyết định bán hàng theo một chính sách mới, ký một hợp đồng quan trọng, xây dựng một mô hình hợp tác, thay đổi cách sử dụng nhân sự, tổ chức một giao dịch giữa các bên liên quan hoặc thực hiện một thay đổi có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Phòng kế toán vẫn giữ vai trò trung tâm trong việc thực hiện và kiểm soát nghĩa vụ thuế. Nhưng để quản trị rủi ro tốt hơn, doanh nghiệp cần đưa vấn đề thuế đến gần hơn với nơi các quyết định kinh doanh được hình thành. Điều đó không có nghĩa mọi quyết định đều phải qua thêm một vòng phê duyệt. Ngược lại, một cơ chế tốt phải giúp doanh nghiệp phân biệt được đâu là giao dịch thông thường có thể vận hành theo quy trình hiện hữu và đâu là quyết định cần được nhìn thêm từ góc độ thuế.

Đó cũng là lý do một cuộc Tax Health Check có giá trị không chỉ ở việc tìm ra những điểm chưa phù hợp trong hồ sơ đã có. Một cuộc rà soát có thể giúp doanh nghiệp nhìn lại cách giao dịch được hình thành, cách các bộ phận phối hợp, những điểm kiểm soát đang có và những điểm cần bổ sung.

Sau cùng, câu hỏi quan trọng không phải là “phòng kế toán đã kiểm tra thuế chưa?” mà là “doanh nghiệp đã có một cơ chế để nhận diện và kiểm soát rủi ro thuế ngay từ khi các quyết định kinh doanh được hình thành hay chưa?”

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của tác giả, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.