5 khoảng trống thuế thường xuất hiện giữa kế toán, kinh doanh và pháp chế

Trong nhiều doanh nghiệp, rủi ro thuế thường được nhìn từ phía phòng kế toán. Hồ sơ có đầy đủ không, hóa đơn có hợp lệ không, kê khai đã đúng chưa, chứng từ thanh toán có đáp ứng yêu cầu không… Đây đều là những câu hỏi cần thiết. Nhưng nếu chỉ nhìn từ phòng kế toán, doanh nghiệp có thể bỏ qua một phần quan trọng của câu chuyện: rủi ro thuế đôi khi bắt đầu từ một quyết định được đưa ra ở nơi khác.

Một chính sách giá được bộ phận kinh doanh triển khai trước khi kế toán được thông báo. Một hợp đồng được pháp chế sửa đổi để phù hợp với thỏa thuận thương mại nhưng những thay đổi đó chưa được đánh giá đầy đủ về cách xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu hoặc chi phí. Một khoản chi được bộ phận tài chính phê duyệt nhưng hồ sơ về bản chất giao dịch lại nằm ở một bộ phận khác. Một giao dịch với bên liên kết được xem như một thỏa thuận thương mại thông thường cho đến khi phát sinh yêu cầu giải trình.

Những trường hợp như vậy không nhất thiết phản ánh sai sót của một cá nhân hay một phòng ban. Vấn đề thường nằm ở chỗ thông tin về cùng một giao dịch bị chia thành nhiều phần, mỗi bộ phận nắm một phần nhưng không có cơ chế để nhìn toàn bộ giao dịch từ góc độ thuế.

Đó là lý do quản trị rủi ro thuế không nên chỉ được thiết kế quanh việc kiểm tra hồ sơ sau khi giao dịch đã hoàn tất. Doanh nghiệp cần nhận diện cả những khoảng trống xuất hiện giữa các bộ phận.

1. Kinh doanh nhìn vào giao dịch, kế toán nhìn vào chứng từ

Bộ phận kinh doanh thường quan tâm đến khách hàng, giá bán, điều kiện thương mại, tiến độ giao hàng, chiết khấu và khả năng chốt giao dịch. Trong khi đó, kế toán phải quan tâm đến hóa đơn, doanh thu, chi phí, thời điểm ghi nhận và hồ sơ chứng minh.

Hai cách nhìn này đều cần thiết, nhưng không phải lúc nào cũng gặp nhau ngay từ đầu.

Một chính sách chiết khấu mới có thể rất rõ ràng về mặt thương mại nhưng lại đặt ra những câu hỏi về cách thể hiện trên hóa đơn, hồ sơ chứng minh hoặc cách xử lý kế toán. Một khoản hỗ trợ cho khách hàng có thể được bộ phận kinh doanh xem là chi phí để thúc đẩy doanh số, trong khi kế toán cần xác định rõ bản chất, điều kiện và hồ sơ đi kèm.

Khoảng trống xuất hiện khi giao dịch đã được triển khai theo logic kinh doanh nhưng những vấn đề về thuế chỉ được đặt ra sau đó.

Điều này đặc biệt đáng chú ý với những giao dịch không giống với hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp. Càng nhiều yếu tố mới về giá, phương thức thanh toán, điều kiện thương mại hoặc cách thức cung cấp hàng hóa, dịch vụ, nhu cầu trao đổi giữa kinh doanh và kế toán càng lớn.

2. Pháp chế sửa hợp đồng, nhưng thông tin không đi hết đến kế toán

Hợp đồng thường là nơi thể hiện cách doanh nghiệp và đối tác thống nhất về quyền, nghĩa vụ, giá trị giao dịch, phương thức thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên. Vì vậy, bất kỳ thay đổi nào trong cấu trúc hợp đồng cũng có thể ảnh hưởng đến cách giao dịch được thực hiện trên thực tế.

Một điều khoản về phí dịch vụ, hoa hồng, hỗ trợ thương mại, bồi hoàn chi phí hoặc điều kiện thanh toán có thể được đưa vào hợp đồng vì lý do thương mại hoặc pháp lý. Nhưng nếu bộ phận kế toán không được cập nhật đầy đủ về sự thay đổi đó, quy trình xuất hóa đơn, thanh toán, ghi nhận doanh thu hoặc chi phí có thể vẫn vận hành theo cách cũ.

Khi đó, doanh nghiệp có thể có một hợp đồng được soạn thảo cẩn thận và một bộ hồ sơ kế toán tương đối đầy đủ, nhưng hai phần này chưa chắc đã phản ánh hoàn toàn cùng một giao dịch.

Đây là một trong những khoảng trống dễ bị bỏ qua vì mỗi bộ phận đều có thể hoàn thành phần việc của mình. Pháp chế hoàn thành hợp đồng. Kinh doanh hoàn thành thỏa thuận. Kế toán hoàn thành chứng từ. Nhưng câu hỏi về tính thống nhất của toàn bộ giao dịch lại chưa có người chịu trách nhiệm kiểm tra.

Với những giao dịch thông thường, khoảng trống này có thể không tạo ra vấn đề đáng kể. Nhưng với giao dịch có giá trị lớn, cấu trúc phức tạp hoặc điều khoản khác biệt đáng kể so với thông lệ của doanh nghiệp, việc thiếu một bước kiểm tra liên phòng ban có thể làm tăng rủi ro.

3. Chính sách kinh doanh đi trước, cơ chế thuế đi sau

Doanh nghiệp cần thay đổi chính sách kinh doanh để cạnh tranh. Đây là một phần bình thường của hoạt động thương mại. Vấn đề nằm ở tốc độ thay đổi.

Một chương trình khuyến mại mới, chính sách giá mới, mô hình phân phối mới hoặc cơ chế thưởng cho đại lý có thể được triển khai tương đối nhanh để đáp ứng thị trường. Nhưng hệ thống chứng từ, hợp đồng, hóa đơn và quy trình kế toán lại cần thời gian để điều chỉnh theo.

Khoảng thời gian giữa “đã quyết định” và “đã thiết lập được cơ chế kiểm soát” chính là một điểm doanh nghiệp cần chú ý.

Không phải mọi thay đổi trong hoạt động kinh doanh đều cần một quy trình thẩm định thuế riêng. Nếu doanh nghiệp biến mọi quyết định thành một thủ tục xin ý kiến bắt buộc, bộ máy có thể trở nên nặng nề và làm chậm hoạt động kinh doanh.

Cách tiếp cận thực tế hơn là xác định trước những loại quyết định có khả năng tạo ra tác động đáng kể về thuế. Với những trường hợp đó, bộ phận kinh doanh, pháp chế, tài chính và kế toán cần có cơ chế trao đổi đủ sớm để vấn đề thuế được xem xét trước khi giao dịch được triển khai trên diện rộng.

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa nhiều hơn vào dữ liệu và phương pháp quản lý rủi ro, những điểm không nhất quán giữa chính sách kinh doanh, giao dịch thực tế, hóa đơn và hồ sơ kê khai có thể trở thành những chỉ báo cần được cơ quan quản lý xem xét thêm. Điều này càng cho thấy việc kết nối thông tin giữa các bộ phận cần được thực hiện ngay từ khi doanh nghiệp thiết kế và triển khai chính sách mới.

4. Dòng tiền nằm ở tài chính, nhưng bản chất giao dịch lại nằm ở nơi khác

Một giao dịch có thể được thanh toán đầy đủ qua hệ thống ngân hàng, có chứng từ thanh toán và được ghi nhận trong sổ sách. Tuy nhiên, dòng tiền chỉ phản ánh một phần của giao dịch.

Để đánh giá một khoản thu hoặc khoản chi, doanh nghiệp còn cần nhìn vào lý do phát sinh, đối tượng giao dịch, điều kiện hợp đồng, hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế, thời điểm thực hiện và mối liên hệ giữa các chứng từ.

Chẳng hạn, doanh nghiệp chuyển tiền thanh toán một hợp đồng tư vấn truyền thông; bộ phận tài chính lưu chứng từ thanh toán, kế toán có hợp đồng và hóa đơn, nhưng báo cáo nghiệm thu hoặc sản phẩm thực tế lại được lưu tại phòng Marketing. Nếu các tài liệu này không được kết nối, khi cần giải trình, kế toán có thể phải mất thêm thời gian để tập hợp căn cứ chứng minh cho giao dịch.

Đây là tình huống không hiếm trong những doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng tham gia vào một giao dịch. Phòng Marketing có thể nắm nội dung công việc và sản phẩm đầu ra. Pháp chế nắm hợp đồng. Tài chính biết dòng tiền. Kế toán quản lý chứng từ và hạch toán.

Nếu các nguồn thông tin này không được kết nối, doanh nghiệp có thể kiểm tra từng tài liệu một cách riêng lẻ nhưng vẫn khó có được một bức tranh đầy đủ về giao dịch.

Vấn đề ở đây không nằm đơn thuần ở việc “thiếu chứng từ”. Có trường hợp chứng từ vẫn tồn tại, nhưng nằm rải rác ở nhiều bộ phận và chưa được đặt trong cùng một hồ sơ logic của giao dịch. Khi phát sinh yêu cầu giải trình, khoảng trống này mới trở nên rõ ràng.

5. Giao dịch mới xuất hiện nhưng chưa được “đánh dấu” là giao dịch có rủi ro

Doanh nghiệp thường có những giao dịch phát sinh lần đầu: hợp tác với đối tác nước ngoài, giao dịch với bên liên kết, thay đổi mô hình phân phối, đầu tư vào một dự án mới, tái cấu trúc hoạt động hoặc triển khai một loại sản phẩm, dịch vụ chưa từng kinh doanh trước đó.

Đây là những giao dịch không nhất thiết có vấn đề về thuế. Tuy nhiên, chúng thường có mức độ phức tạp cao hơn các giao dịch đã vận hành ổn định trong nhiều năm.

Một khoảng trống phổ biến là doanh nghiệp chưa có cơ chế để nhận diện những giao dịch này ngay từ đầu.

Nếu giao dịch mới vẫn được đưa vào quy trình cũ như một giao dịch thông thường, những câu hỏi cần được xem xét trước khi ký kết hoặc triển khai có thể chỉ xuất hiện sau khi giao dịch đã hoàn tất.

Một cơ chế đơn giản có thể là gắn “điểm cảnh báo” cho một số nhóm giao dịch mà doanh nghiệp xác định là cần được xem xét thêm, chẳng hạn giao dịch với bên liên kết, giao dịch có yếu tố nước ngoài, giao dịch có giá trị lớn, thay đổi đáng kể về mô hình kinh doanh hoặc giao dịch có cấu trúc khác với hoạt động thông thường.

Mục tiêu của cơ chế này không phải là kiểm tra tất cả mọi giao dịch. Nó nhằm đưa những giao dịch có mức độ rủi ro cao hơn vào đúng luồng kiểm soát trước khi doanh nghiệp đi quá xa.

Đặc biệt, khi cơ quan quản lý tăng cường sử dụng dữ liệu để phân tích và quản lý rủi ro, việc một giao dịch mới được ghi nhận theo cách khác biệt đáng kể so với lịch sử hoạt động của doanh nghiệp cũng có thể tạo ra nhu cầu xem xét, đối chiếu thêm. Vì vậy, việc nhận diện và chuẩn hóa cách xử lý ngay từ đầu có ý nghĩa không chỉ đối với kiểm soát nội bộ mà còn đối với khả năng giải trình sau này.

Khoảng trống giữa các bộ phận thường khó nhìn thấy từ bên trong

Điểm đáng chú ý của những khoảng trống trên là chúng không nhất thiết xuất hiện dưới dạng một lỗi rõ ràng.

Kế toán có thể đã kiểm tra hóa đơn. Pháp chế đã rà soát hợp đồng. Kinh doanh đã thực hiện đúng chính sách được phê duyệt. Tài chính đã hoàn tất thanh toán. Mỗi bộ phận đều có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, nhưng rủi ro vẫn có thể nằm ở phần giao nhau giữa các nhiệm vụ đó.

Vì vậy, một cuộc rà soát thuế có giá trị không chỉ ở việc kiểm tra từng chứng từ riêng lẻ. Một trong những câu hỏi quan trọng hơn là liệu các chứng từ, hợp đồng, giao dịch, dòng tiền và quy trình nội bộ có đang phản ánh cùng một câu chuyện hay không.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên đồng nhất quản trị rủi ro thuế với việc kiểm tra lại công việc của kế toán. Kế toán là một mắt xích rất quan trọng, nhưng rủi ro thuế có thể được tạo ra từ quyết định kinh doanh, cấu trúc hợp đồng, chính sách tài chính hoặc cách tổ chức vận hành.

Xem thêm: Rà soát thuế khác gì với quyết toán thuế?

Có thể bắt đầu từ những điểm kiểm soát rất đơn giản

Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng ngay một hệ thống kiểm soát phức tạp. Với nhiều doanh nghiệp, bước đầu tiên có thể chỉ là thống nhất ba câu hỏi.

Thứ nhất, những loại quyết định hoặc giao dịch nào cần được tham vấn về thuế trước khi triển khai?

Thứ hai, khi một hợp đồng hoặc chính sách kinh doanh thay đổi, thông tin đó được chuyển đến kế toán và tài chính bằng cách nào?

Thứ ba, doanh nghiệp có định kỳ nhìn lại một giao dịch từ cả ba góc độ: bản chất kinh doanh, hồ sơ pháp lý và xử lý thuế hay không?

Nếu ba câu hỏi này chưa có câu trả lời rõ ràng, đó có thể là một điểm đáng để doanh nghiệp kiểm tra.

Các công cụ như danh mục quyết định cần tham vấn thuế, Tax Checklist cho hợp đồng và giao dịch, hoặc các buổi rà soát liên phòng ban định kỳ có thể giúp thu hẹp những khoảng trống này mà không biến toàn bộ hoạt động kinh doanh thành một quy trình phê duyệt nặng nề.

Quản trị rủi ro thuế tốt không đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát mọi quyết định. Điều cần thiết là nhận diện đúng những điểm có khả năng tạo ra rủi ro và đặt cơ chế kiểm soát vào đúng chỗ.

Rà soát thuế cần nhìn cả giao dịch, không chỉ nhìn hồ sơ

Một bộ hồ sơ đầy đủ là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp chứng minh và thực hiện nghĩa vụ thuế. Nhưng hồ sơ chỉ là một phần của câu chuyện.

Đằng sau một hóa đơn là một giao dịch. Đằng sau một giao dịch là một quyết định kinh doanh. Đằng sau quyết định đó có thể là một hợp đồng, một chính sách giá, một khoản thanh toán, một quy trình nội bộ và nhiều bộ phận cùng tham gia.

Nếu chỉ kiểm tra từng phần riêng lẻ, doanh nghiệp có thể bỏ qua những điểm không khớp nằm giữa các phần đó.

Đó cũng là khoảng trống mà một hoạt động Tax Health Check có thể giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn: không chỉ xem hồ sơ có đủ hay không, mà xem cách giao dịch được thiết kế, thực hiện, ghi nhận và kiểm soát có thống nhất với nhau hay không.

Mục tiêu cuối cùng không phải là tìm cho ra thật nhiều lỗi. Điều doanh nghiệp cần biết là rủi ro đang nằm ở đâu, nguyên nhân xuất phát từ giao dịch hay quy trình, vấn đề nào cần xử lý trước và điểm kiểm soát nào cần được bổ sung để những vấn đề tương tự không tiếp tục lặp lại.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.