Thẩm quyền trong doanh nghiệp: Quyết định đúng nhưng ai có quyền quyết định?

Một cơ hội đầu tư xuất hiện và doanh nghiệp cần quyết định nhanh. Tổng giám đốc nhận thấy phương án có triển vọng, các bộ phận chuyên môn đã trao đổi và đối tác đang chờ phản hồi. Hợp đồng được ký, công việc bắt đầu triển khai. Nhưng sau đó, một thành viên góp vốn đặt câu hỏi: giao dịch này đã được đúng cấp có thẩm quyền phê duyệt hay chưa?

Câu hỏi tưởng như chỉ liên quan đến thủ tục nội bộ lại có thể khiến doanh nghiệp phải xem xét toàn bộ quá trình ra quyết định, từ căn cứ phê duyệt, phạm vi đại diện đến trách nhiệm của những người tham gia. Vấn đề không nhất thiết nằm ở việc phương án kinh doanh đúng hay sai, mà ở chỗ doanh nghiệp đã thực hiện quyền quyết định theo đúng cơ chế quản trị của mình hay chưa.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp dành không ít thời gian để đánh giá hiệu quả của một quyết định nhưng chưa quan tâm tương xứng đến câu hỏi ai có quyền đưa ra quyết định đó. Sự thiếu rõ ràng này có thể chưa bộc lộ khi doanh nghiệp còn nhỏ, cơ cấu đơn giản và mọi việc chủ yếu được giải quyết thông qua sự thống nhất của người sáng lập. Khi quy mô tăng lên, có thêm cổ đông, nhiều cấp quản lý hoặc các giao dịch có giá trị lớn, cách điều hành dựa trên thói quen và sự tin tưởng cá nhân bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Thẩm quyền không chỉ là vấn đề pháp lý. Đó còn là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Thẩm quyền trong doanh nghiệp: Luật quy định khung, Điều lệ xác lập cấu trúc quản trị

Luật Doanh nghiệp thiết lập khung pháp lý về cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của các chủ thể trong doanh nghiệp. Nhưng để xác định ai có quyền quyết định một vấn đề cụ thể, doanh nghiệp không thể chỉ đọc luật một cách tách rời. Cần xem xét đồng thời loại hình doanh nghiệp, Điều lệ công ty, quy chế quản trị nội bộ, các quyết định phân công và nội dung ủy quyền có liên quan.

Điều lệ có vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là văn bản cụ thể hóa cơ cấu quản trị và phân định nhiều vấn đề thuộc thẩm quyền của các chủ thể trong doanh nghiệp, trong phạm vi pháp luật cho phép. Một bản Điều lệ được sử dụng theo mẫu chung, không phản ánh đúng cơ cấu sở hữu, mô hình điều hành và nhu cầu ra quyết định thực tế, có thể khiến doanh nghiệp thiếu những quy tắc cần thiết ngay tại các điểm phát sinh rủi ro.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể đã quy định Tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh, nhưng chưa làm rõ giới hạn đối với các khoản đầu tư lớn, việc sử dụng tài sản quan trọng, các cam kết tài chính dài hạn hoặc giao dịch có liên quan đến người quản lý. Khi đó, chức danh điều hành đã được xác lập nhưng ranh giới thẩm quyền vẫn chưa đủ rõ để áp dụng nhất quán.

Điều lệ cũng không thể thay thế quy định bắt buộc của pháp luật hoặc trao cho một chủ thể quyền mà pháp luật không cho phép. Vì vậy, yêu cầu quản trị không chỉ là có Điều lệ, mà là bảo đảm Điều lệ phù hợp với pháp luật, nhất quán với các quy chế nội bộ và phản ánh đúng cách doanh nghiệp cần vận hành.

Một bản Điều lệ tốt không nhất thiết phải dài. Điều quan trọng là nó phải trả lời được những câu hỏi cốt lõi về quyền quyết định, giới hạn quyền hạn và cơ chế kiểm soát, thay vì chỉ hoàn thành yêu cầu về hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật có quyền quyết định mọi việc?

Đây là một nhầm lẫn dễ gặp trong doanh nghiệp, đặc biệt ở những công ty mà người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ sở hữu hoặc người điều hành chính.

Người đại diện theo pháp luật có vai trò quan trọng trong việc đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, quan hệ pháp lý và các hoạt động khác theo quy định. Tuy nhiên, tư cách đại diện không đồng nghĩa với việc người đó đương nhiên có quyền tự quyết định mọi vấn đề thuộc phạm vi quản trị nội bộ.

Cần phân biệt ít nhất ba câu hỏi: ai có thẩm quyền quyết định về mặt quản trị; ai có quyền đại diện doanh nghiệp xác lập giao dịch; và ai được giao tổ chức thực hiện quyết định đó.

Ba vai trò này có thể thuộc về cùng một người, nhưng cũng có thể thuộc về những chủ thể khác nhau.

Chẳng hạn, một giao dịch cần được Hội đồng quản trị hoặc chủ thể có thẩm quyền khác thông qua theo quy định áp dụng. Sau khi quyết định được ban hành, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ có thể thực hiện việc ký kết. Các bộ phận kinh doanh, tài chính và vận hành tiếp tục triển khai những công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước phê duyệt cần thiết chỉ vì người ký hợp đồng là người đại diện theo pháp luật, quá trình quản trị có thể phát sinh vấn đề. Ngược lại, nếu một người đã được giao quyền hợp lệ nhưng doanh nghiệp không xác định rõ phạm vi quyền đó, tổ chức cũng khó kiểm soát trách nhiệm khi xảy ra sai lệch.

Điều cần thiết không phải là hạn chế vai trò của người đứng đầu, mà là xác định rõ quyền của từng chủ thể và mối quan hệ giữa quyền quyết định, quyền đại diện và quyền thực hiện.

Khi người ký đúng chức danh nhưng quyết định chưa chắc đã đúng thẩm quyền

Hãy xem xét một tình huống giả định: một công ty cổ phần dự kiến thuê mặt bằng dài hạn để mở rộng hoạt động. Tổng giám đốc, đồng thời là người đại diện theo pháp luật, trực tiếp đàm phán và ký hợp đồng. Giá trị giao dịch vượt ngưỡng 35% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, nhưng doanh nghiệp chưa kiểm tra Điều lệ, chưa xác định đầy đủ thẩm quyền phê duyệt và cũng chưa có nghị quyết của Hội đồng quản trị.

Ở đây, vấn đề không đơn giản là Tổng giám đốc có quyền ký hợp đồng hay không. Cần tách biệt quyền đại diện để xác lập giao dịch với thẩm quyền nội bộ để thông qua giao dịch đó. Đối với công ty cổ phần, ngưỡng 35% là một căn cứ quan trọng khi xác định thẩm quyền của Hội đồng quản trị theo Luật Doanh nghiệp, nhưng việc áp dụng cụ thể còn phụ thuộc vào Điều lệ, tính chất giao dịch và những quy định khác có liên quan. Không thể chỉ dựa vào con số này để kết luận trong mọi trường hợp rằng hợp đồng bắt buộc phải được Hội đồng quản trị thông qua.

Giả sử sau khi hợp đồng được ký, một nhóm cổ đông phát hiện thiếu sót và phản đối việc triển khai. Doanh nghiệp lúc này phải đối diện với hai vấn đề khác nhau. Một là, quyết định có được thông qua đúng thẩm quyền và trình tự quản trị hay không; người liên quan có vi phạm nghĩa vụ nội bộ hay phải chịu trách nhiệm gì hay không. Hai là, hợp đồng đã ký có làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp hay không.

Vấn đề thứ hai không thể được giải quyết chỉ bằng cách viện dẫn rằng doanh nghiệp chưa có nghị quyết nội bộ. Cần xem xét thẩm quyền đại diện, phạm vi đại diện, các quy định pháp luật áp dụng và tình tiết giao dịch. Theo Bộ luật Dân sự, giao dịch do người đại diện xác lập vượt quá phạm vi đại diện có thể vẫn làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với doanh nghiệp trong những trường hợp luật định, chẳng hạn khi doanh nghiệp đồng ý, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý hoặc có lỗi khiến bên giao dịch không biết hay không thể biết về việc vượt quá phạm vi đại diện.

Nói cách khác, một thiếu sót trong quản trị nội bộ không tự động dẫn đến kết luận rằng hợp đồng không có hiệu lực đối với bên thứ ba. Ngược lại, cũng không thể mặc nhiên cho rằng hợp đồng luôn ràng buộc doanh nghiệp chỉ vì người ký là người đại diện theo pháp luật. Mỗi trường hợp phải được đánh giá trên cơ sở pháp luật và chứng cứ cụ thể.

Đó mới là cái bẫy thực sự của thẩm quyền: doanh nghiệp có thể phải tiếp tục thực hiện một cam kết đã phát sinh với đối tác, trong khi đồng thời xử lý trách nhiệm nội bộ của người đưa ra quyết định. Nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc gắn với hoạt động cốt lõi, sự bất đồng về thẩm quyền còn có thể ảnh hưởng đến tiến độ đầu tư, dòng tiền và quan hệ giữa các cổ đông.

Vì vậy, trước khi ký một giao dịch quan trọng, doanh nghiệp cần kiểm tra cả hai lớp: ai có quyền thông qua giao dịch và ai có quyền đại diện để ký kết. Không nên dùng tư cách người đại diện theo pháp luật để thay thế việc xác định thẩm quyền phê duyệt.

Sai thẩm quyền: Hai lớp hậu quả pháp lý không thể đánh đồng

Khi một quyết định được đưa ra không đúng thẩm quyền, doanh nghiệp cần tách biệt hậu quả trong quan hệ nội bộ với hậu quả của giao dịch đối với bên thứ ba.

Ở bình diện nội bộ, vấn đề cần xem xét là người ra quyết định có vượt quá quyền hạn được giao, vi phạm Điều lệ hoặc quy chế quản trị hay không; việc đó có gây thiệt hại cho doanh nghiệp hay không; và căn cứ nào được sử dụng để xác định trách nhiệm của người liên quan. Trách nhiệm cụ thể có thể khác nhau tùy vị trí, nghĩa vụ pháp lý, nội dung phân quyền và tình tiết thực tế.

Ở bình diện đối ngoại, câu hỏi là giao dịch đã xác lập có làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp hay không. Câu trả lời không chỉ phụ thuộc vào việc nội bộ đã phê duyệt đúng trình tự hay chưa, mà còn phụ thuộc vào thẩm quyền đại diện, phạm vi đại diện, quy định pháp luật áp dụng và các tình tiết liên quan đến bên giao dịch.

Đây là điểm người điều hành cần đặc biệt lưu ý. Việc phát hiện một quyết định sai thẩm quyền không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể đơn phương phủ nhận mọi nghĩa vụ đã phát sinh với đối tác. Nếu giao dịch vẫn ràng buộc doanh nghiệp theo quy định pháp luật, việc xử lý trách nhiệm của người ra quyết định là một vấn đề riêng, không tự động loại bỏ nghĩa vụ đối với bên thứ ba.

Do đó, kiểm soát thẩm quyền không chỉ nhằm bảo đảm trật tự quản trị. Nó còn là biện pháp phòng ngừa rủi ro tài chính và hợp đồng: doanh nghiệp phải biết ai được quyết định, ai được ký, những điều kiện nào cần hoàn tất trước khi ký và bằng chứng nào cần được lưu giữ để chứng minh quá trình phê duyệt.

Kiểm soát thẩm quyền mà không làm chậm hoạt động kinh doanh

Một hệ thống quản trị tốt không phải là hệ thống mà mọi quyết định đều phải trình lên người đứng đầu. Mục tiêu là để mỗi quyết định được đưa ra ở đúng cấp, với thông tin phù hợp và mức kiểm soát tương xứng với tính chất của vấn đề.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc rà soát lại các nhóm quyết định quan trọng trong hoạt động của mình. Những quyết định về đầu tư, vay vốn, tài sản, giao dịch với bên liên quan, bổ nhiệm nhân sự quản lý, thay đổi cơ cấu hoặc cam kết dài hạn cần được xác định rõ chủ thể có quyền quyết định theo quy định áp dụng và cơ chế quản trị nội bộ.

Tiếp đó, cần chuyển các quy định về thẩm quyền thành quy trình có thể sử dụng trong công việc hằng ngày. Một quy trình hữu ích phải trả lời được ai đề xuất, bộ phận nào đánh giá, cấp nào phê duyệt, ai được ký kết, ai tổ chức thực hiện và trường hợp nào cần xin phê duyệt lại. Với những giao dịch thông thường, quy trình có thể được đơn giản hóa. Với những quyết định có giá trị lớn hoặc tác động đáng kể đến doanh nghiệp, mức độ thẩm định và kiểm soát cần được thiết kế phù hợp hơn.

Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm rằng việc phân quyền được thể hiện rõ ràng và có thể truy xuất. Các quyết định phê duyệt, văn bản ủy quyền, giới hạn thẩm quyền và những thay đổi liên quan cần được lưu giữ, cập nhật và thông báo đến các bộ phận có trách nhiệm. Một quy định chỉ nằm trong hồ sơ nhưng người thực hiện không biết hoặc không thể áp dụng thì chưa tạo ra hiệu quả quản trị như mong muốn.

Đặc biệt, cơ chế kiểm soát cần được rà soát khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức, người quản lý, mô hình kinh doanh hoặc quy mô giao dịch. Một hệ thống phân quyền phù hợp ở giai đoạn đầu chưa chắc còn phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng. Nếu thẩm quyền không được cập nhật, các bộ phận có thể tiếp tục làm việc theo cách cũ trong khi cơ cấu trách nhiệm đã thay đổi.

Xem thêm: Pháp chế và hệ thống tuân thủ: Doanh nghiệp đang kỳ vọng sai điều gì?

Từ quyền quyết định đến trách nhiệm quản trị

Một doanh nghiệp có thể có chiến lược tốt, người điều hành có năng lực và quyết định kinh doanh hợp lý, nhưng vẫn gặp rủi ro nếu quyền quyết định không được xác lập và kiểm soát rõ ràng. Trong quản trị doanh nghiệp, đúng về mục tiêu không thay thế được đúng về thẩm quyền; còn sai sót trong thẩm quyền cũng không phải lúc nào chỉ dừng lại ở trách nhiệm nội bộ.

Vì vậy, câu hỏi dành cho người điều hành không chỉ là quyết định có nên được thực hiện hay không. Cần hỏi thêm: ai có quyền thông qua, ai được quyền ký, điều kiện nào phải hoàn tất trước khi giao kết và nếu có tranh chấp thì doanh nghiệp có đủ hồ sơ để chứng minh quá trình ra quyết định hay không?

Một hệ thống quản trị có chất lượng không đòi hỏi mọi việc đều phải xin ý kiến cấp cao nhất. Nó đòi hỏi doanh nghiệp xác định đúng những quyết định cần kiểm soát, trao quyền phù hợp cho người thực hiện và bảo đảm rằng quyền được giao luôn đi cùng giới hạn, trách nhiệm và cơ chế giám sát rõ ràng.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.