Tuân thủ pháp luật trong doanh nghiệp: Ai chịu trách nhiệm và được quản trị như thế nào?

Trong một doanh nghiệp, pháp luật thường xuất hiện ở rất nhiều nơi nhưng không phải lúc nào cũng được nhìn nhận như một phần của cùng một hệ thống. Phòng pháp chế rà soát hợp đồng. Bộ phận nhân sự xử lý hồ sơ lao động. Kế toán và tài chính theo dõi các nghĩa vụ liên quan đến tiền và chứng từ. Bộ phận kinh doanh ký kết và thực hiện hợp đồng. Người quản lý phê duyệt giao dịch. Bộ phận vận hành theo dõi giấy phép và điều kiện hoạt động. Mỗi bộ phận đều có những công việc liên quan đến pháp luật, nhưng câu hỏi quan trọng là: ai đang quản trị toàn bộ hệ thống tuân thủ của doanh nghiệp?

Đây là câu hỏi không dễ trả lời, đặc biệt ở các doanh nghiệp đang tăng trưởng. Khi quy mô còn nhỏ, chủ doanh nghiệp hoặc một vài nhân sự chủ chốt có thể nắm gần như toàn bộ hoạt động. Những vấn đề pháp lý được xử lý trực tiếp, các quyết định được trao đổi nhanh và nhiều quy trình được duy trì bằng kinh nghiệm. Nhưng khi doanh nghiệp có thêm nhân sự, thêm chi nhánh, thêm sản phẩm, thêm đối tác và nhiều cấp quản lý hơn, cách vận hành dựa vào kinh nghiệm cá nhân bắt đầu bộc lộ giới hạn.

Lúc đó, tuân thủ pháp luật không còn chỉ là câu chuyện của phòng pháp chế. Nó trở thành một vấn đề về tổ chức và quản trị doanh nghiệp.

Pháp chế làm tốt công việc của mình vẫn chưa đủ

Trong cách hiểu phổ biến, phòng pháp chế thường được xem là đơn vị chịu trách nhiệm chính về pháp luật trong doanh nghiệp. Cách nhìn này có cơ sở bởi pháp chế là bộ phận có chuyên môn để phân tích quy định, tư vấn giao dịch, rà soát hợp đồng, xây dựng quy chế và cảnh báo rủi ro.

Nhưng phần lớn nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp lại phát sinh trong quá trình vận hành hàng ngày, chứ không nằm trong phòng pháp chế.

Một nhân viên kinh doanh có thể đưa ra một chính sách bán hàng mới. Một quản lý có thể thỏa thuận một điều kiện đặc biệt với khách hàng. Bộ phận nhân sự có thể thay đổi chính sách lương thưởng. Bộ phận mua hàng có thể lựa chọn một nhà cung cấp mới. Bộ phận công nghệ có thể triển khai một hệ thống xử lý dữ liệu. Ban điều hành có thể quyết định mở thêm một ngành nghề hoặc một địa điểm kinh doanh.

Những quyết định đó đều có thể tạo ra yêu cầu pháp lý.

Nếu pháp chế chỉ được tham gia sau khi quyết định đã được đưa ra, hợp đồng đã được đàm phán xong hoặc quy trình đã vận hành một thời gian, vai trò của pháp chế phần lớn sẽ trở thành xử lý hậu quả hoặc điều chỉnh những gì đã hình thành. Trong khi đó, một hệ thống tuân thủ tốt cần đưa yêu cầu pháp lý vào ngay trong quá trình doanh nghiệp ra quyết định.

Điều này không có nghĩa mọi quyết định kinh doanh đều phải chờ luật sư phê duyệt. Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp phải xác định được những loại quyết định nào có tác động pháp lý, khi nào cần tham vấn, ai có trách nhiệm kiểm tra và bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện sau khi yêu cầu pháp lý đã được xác định. Đó là sự khác biệt giữa việc có một bộ phận pháp chế và việc có một cơ chế quản trị tuân thủ.

Tuân thủ bắt đầu từ việc xác định ai chịu trách nhiệm

Một yêu cầu pháp lý nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể thì rất dễ trở thành một nhiệm vụ “của mọi người” nhưng cuối cùng không thực sự thuộc về ai.
Chẳng hạn, doanh nghiệp biết một giấy phép cần được theo dõi thời hạn. Pháp chế có thể biết quy định, nhưng ai cập nhật ngày hết hạn? Ai theo dõi điều kiện duy trì? Ai cảnh báo trước khi giấy phép cần được gia hạn hoặc điều chỉnh? Ai chịu trách nhiệm khi hoạt động kinh doanh thay đổi và giấy phép hiện tại không còn phù hợp?

Tương tự, doanh nghiệp có thể có quy trình phê duyệt hợp đồng. Nhưng ai kiểm tra thẩm quyền của người ký? Ai xác nhận rằng giao dịch thuộc trường hợp cần phê duyệt đặc biệt? Ai lưu quyết định phê duyệt? Ai theo dõi các nghĩa vụ phải thực hiện sau khi hợp đồng được ký?
Nếu những câu hỏi này không có câu trả lời rõ ràng, vấn đề không nhất thiết nằm ở việc doanh nghiệp thiếu quy định. Có thể doanh nghiệp đang thiếu chủ thể chịu trách nhiệm đối với nghĩa vụ tuân thủ.

Trong quản trị tuân thủ, việc phân công trách nhiệm vì vậy có ý nghĩa rất lớn. Pháp chế có thể là bộ phận thiết kế yêu cầu, hướng dẫn và giám sát. Nhưng bộ phận kinh doanh, nhân sự, tài chính, vận hành và các cấp quản lý vẫn phải chịu trách nhiệm đối với những nghĩa vụ phát sinh từ chính hoạt động mà họ quản lý. Tuân thủ pháp luật phải được đặt vào đúng nơi mà quyết định được đưa ra và công việc được thực hiện.

Từ quy định pháp luật đến quy trình của doanh nghiệp

Một trong những khoảng cách phổ biến nhất trong quản trị pháp lý nằm giữa quy định pháp luật và quy trình nội bộ.
Doanh nghiệp có thể biết pháp luật yêu cầu điều gì nhưng chưa chuyển yêu cầu đó thành một bước cụ thể trong quy trình. Một nghĩa vụ có thể được ghi nhận trong quy chế nhưng không có người theo dõi. Một quy trình có thể được ban hành nhưng nhân viên thực hiện theo cách khác. Một yêu cầu pháp lý có thể đã thay đổi nhưng biểu mẫu, hợp đồng hoặc hướng dẫn nội bộ vẫn giữ phiên bản cũ.
Vì vậy, tuân thủ không dừng ở câu hỏi “doanh nghiệp có biết quy định này hay không?”. Câu hỏi quan trọng hơn là: quy định đó đã được chuyển thành cách thức doanh nghiệp thực sự vận hành chưa?

Ví dụ, nếu doanh nghiệp có một yêu cầu về phê duyệt giao dịch, thì yêu cầu đó cần được phản ánh trong quy trình đề xuất, thẩm quyền phê duyệt, hồ sơ kèm theo và cách lưu trữ. Nếu có yêu cầu liên quan đến người lao động, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu đó được thực hiện ở bước nào của quy trình tuyển dụng, ký hợp đồng, quản lý lao động hoặc chấm dứt quan hệ lao động. Nếu hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào giấy phép hoặc điều kiện nhất định, việc theo dõi không thể chỉ dừng ở việc lưu một bản giấy phép trong hồ sơ.
Một quy định chỉ thực sự trở thành một phần của hệ thống tuân thủ khi nó có thể được nhận diện trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thay đổi thì hệ thống tuân thủ cũng phải thay đổi

Một hệ thống tuân thủ có thể phù hợp tại thời điểm được xây dựng nhưng không còn phù hợp sau vài năm. Đây là vấn đề thường bị bỏ qua bởi doanh nghiệp có xu hướng coi quy chế, quy trình và mẫu biểu là những tài liệu đã hoàn thành một lần.

Trong thực tế, doanh nghiệp liên tục thay đổi. Cơ cấu sở hữu thay đổi. Người đại diện hoặc người quản lý thay đổi. Ngành nghề kinh doanh mở rộng. Sản phẩm mới được đưa ra thị trường. Chính sách bán hàng thay đổi. Hệ thống công nghệ thay đổi. Doanh nghiệp mở thêm địa điểm kinh doanh hoặc thành lập công ty thành viên. Một giao dịch đầu tư hoặc hợp tác mới có thể tạo ra những quan hệ pháp lý mà trước đó doanh nghiệp chưa từng có. Mỗi thay đổi như vậy đều có thể tạo ra tác động pháp lý.

Nếu doanh nghiệp chỉ cập nhật pháp luật nhưng không đánh giá tác động của thay đổi pháp luật đối với hoạt động thực tế, việc cập nhật vẫn chưa hoàn chỉnh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thay đổi mô hình kinh doanh mà không xem xét lại các quy trình pháp lý đang áp dụng, hệ thống tuân thủ có thể nhanh chóng trở nên lạc hậu.

Đây là lý do quản trị tuân thủ cần có một cơ chế theo dõi thay đổi. Không nhất thiết phải là một hệ thống phức tạp, nhưng doanh nghiệp cần biết điều gì đã thay đổi, thay đổi đó ảnh hưởng đến hoạt động nào, ai đánh giá tác động và khi nào quy trình hoặc tài liệu nội bộ cần được cập nhật.

Bằng chứng về tuân thủ cũng là một phần của hệ thống

Một doanh nghiệp có thể thực hiện đúng một nghĩa vụ nhưng vẫn gặp khó khăn nếu không thể chứng minh việc thực hiện đó.

Đây là điểm mà quản trị tuân thủ thường bị nhầm với quản lý hồ sơ. Lưu trữ tài liệu là cần thiết, nhưng mục tiêu cuối cùng không chỉ là có một thư mục chứa nhiều văn bản. Doanh nghiệp cần có khả năng xác định tài liệu nào là phiên bản có hiệu lực, quyết định nào đã được phê duyệt, ai đã thực hiện, thời điểm nào đã hoàn thành và căn cứ nào chứng minh việc đó. Khả năng truy xuất vì thế trở thành một phần của năng lực quản trị pháp lý.

Một hợp đồng quan trọng không chỉ cần được lưu lại. Doanh nghiệp cần biết hợp đồng đó được ký bởi ai, trên cơ sở thẩm quyền nào, có những nghĩa vụ quan trọng nào cần tiếp tục theo dõi và hồ sơ thực hiện nằm ở đâu. Một quyết định của người quản lý không chỉ cần có chữ ký. Doanh nghiệp cần xác định quyết định đó có đúng thẩm quyền, có được lưu trữ và có liên kết với giao dịch hoặc quy trình mà nó phê duyệt hay không.

Khi dữ liệu pháp lý được tổ chức tốt và có thể kết nối với dữ liệu kế toán, nhân sự, hợp đồng và vận hành, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng chứng minh việc tuân thủ hơn mà còn có khả năng phát hiện những điểm bất thường trước khi chúng trở thành sự cố.

Vai trò của lãnh đạo không thể được thay thế bằng phòng pháp chế

Một hệ thống tuân thủ cuối cùng vẫn cần bắt đầu từ cách lãnh đạo doanh nghiệp nhìn nhận vấn đề. Nếu ban lãnh đạo chỉ coi pháp luật là việc của luật sư, các bộ phận khác rất dễ hình thành tâm lý rằng trách nhiệm tuân thủ nằm ở phòng pháp chế. Khi đó, pháp chế phải liên tục chạy theo các hoạt động kinh doanh để kiểm tra, cảnh báo và sửa chữa.

Ngược lại, nếu lãnh đạo coi tuân thủ là một phần của quản trị doanh nghiệp, trách nhiệm sẽ được phân bổ theo chức năng. Pháp chế chịu trách nhiệm về chuyên môn pháp lý và cơ chế tư vấn, cảnh báo, kiểm soát. Các bộ phận nghiệp vụ chịu trách nhiệm thực hiện đúng quy trình trong phạm vi của mình. Người quản lý chịu trách nhiệm về các quyết định thuộc thẩm quyền. Lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm thiết lập cơ chế và bảo đảm hệ thống đó thực sự được vận hành.

Cách tiếp cận này cũng giúp thay đổi vị trí của pháp chế trong doanh nghiệp. Pháp chế không chỉ là nơi doanh nghiệp tìm đến khi có vấn đề, mà trở thành một bộ phận tham gia vào việc thiết kế cách doanh nghiệp ra quyết định và kiểm soát những nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Tuân thủ tốt không có nghĩa là xây dựng một hệ thống thật lớn

Một trong những trở ngại đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa là lo ngại rằng quản trị tuân thủ sẽ tạo thêm nhiều thủ tục, giấy tờ và chi phí. Thực tế, một hệ thống tuân thủ hiệu quả không nhất thiết phải phức tạp. Điều quan trọng là hệ thống đó phù hợp với quy mô, ngành nghề và mức độ rủi ro của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng việc xác định những nghĩa vụ pháp lý cốt lõi, phân công người chịu trách nhiệm và xây dựng các quy trình tối thiểu cho những hoạt động có ảnh hưởng lớn. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống có thể được mở rộng.

Điều đáng tránh không phải là một hệ thống đơn giản, mà là một hệ thống có nhiều quy định nhưng không ai thực hiện, nhiều biểu mẫu nhưng không biết dùng vào đâu, nhiều hồ sơ nhưng không xác định được giá trị và trách nhiệm của từng bộ phận. Quản trị tuân thủ tốt không được đo bằng số lượng quy chế mà doanh nghiệp có. Nó được thể hiện ở khả năng biến yêu cầu pháp lý thành một phần tự nhiên của hoạt động kinh doanh.

Từ tuân thủ pháp luật đến năng lực quản trị doanh nghiệp

Nhìn từ góc độ này, tuân thủ pháp luật không còn là một công việc nằm riêng trong bộ phận pháp chế. Nó liên quan trực tiếp đến cách doanh nghiệp tổ chức quyền hạn, phân công trách nhiệm, ra quyết định, vận hành quy trình và lưu giữ bằng chứng.

Một doanh nghiệp có hệ thống tuân thủ tốt không nhất thiết là doanh nghiệp không bao giờ gặp vấn đề pháp lý. Điểm khác biệt nằm ở chỗ doanh nghiệp biết mình phải kiểm soát những nghĩa vụ nào, ai chịu trách nhiệm, quy trình nào được áp dụng, bằng chứng nằm ở đâu và cần làm gì khi hoạt động hoặc quy định thay đổi. Đó cũng là lý do tuân thủ pháp luật ngày càng nên được nhìn như một năng lực quản trị, thay vì chỉ là một yêu cầu pháp lý.

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, nhiều vấn đề có thể được giải quyết bằng kinh nghiệm của người sáng lập. Khi doanh nghiệp lớn lên, kinh nghiệm cá nhân cần được chuyển thành quy trình, trách nhiệm và cơ chế kiểm soát. Đến một quy mô nhất định, doanh nghiệp không thể quản trị pháp lý chỉ bằng cách “có việc thì hỏi luật sư”. Doanh nghiệp cần biết những yêu cầu pháp lý nào đã được đưa vào hệ thống vận hành và hệ thống đó có còn phù hợp với thực tế hay không. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp chuyển từ xử lý vấn đề pháp lý sang quản trị tuân thủ pháp luật.

Và khi câu hỏi không còn là “ai sẽ xử lý nếu có vấn đề?” mà trở thành “doanh nghiệp đã thiết kế hệ thống như thế nào để nhận diện, phân công và kiểm soát nghĩa vụ pháp lý?”, tuân thủ bắt đầu trở thành một phần của năng lực quản trị doanh nghiệp.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.