Tuân thủ pháp luật không chỉ là “đúng luật”: Doanh nghiệp cần quản trị những gì?

Trong cách hiểu thông thường, tuân thủ pháp luật thường được quy về một câu hỏi khá đơn giản: doanh nghiệp có làm đúng quy định hay không. Nếu có giấy phép, hợp đồng đúng quy định, hồ sơ đầy đủ và không xảy ra tranh chấp thì có thể xem là đang tuân thủ. Cách hiểu này không sai, nhưng nếu dùng nó làm toàn bộ nền tảng cho quản trị pháp lý thì chưa đủ.

Một doanh nghiệp có thể không chủ động vi phạm bất kỳ quy định nào nhưng vẫn có một hệ thống tuân thủ yếu. Các bộ phận không biết rõ nghĩa vụ thuộc về ai, quy trình nội bộ không phản ánh yêu cầu pháp lý, người có thẩm quyền phê duyệt không được xác định rõ, hồ sơ được lưu nhưng không thể hiện đầy đủ quá trình thực hiện, hoặc một thay đổi trong hoạt động kinh doanh đã làm phát sinh yêu cầu mới nhưng chưa được đưa vào quy trình vận hành.

Vì vậy, tuân thủ pháp luật trong doanh nghiệp không chỉ là kết quả cuối cùng của việc “làm đúng”. Đó còn là năng lực tổ chức để doanh nghiệp biết mình phải tuân thủ điều gì, đưa yêu cầu đó vào đâu, giao cho ai thực hiện, kiểm soát bằng cách nào và xử lý ra sao khi có khoảng cách giữa quy định với thực tế.

Từ “đúng luật” đến một hệ thống có thể vận hành

Một quy định pháp luật tự nó không tạo thành một hệ thống tuân thủ. Nó chỉ trở thành một phần của hệ thống khi doanh nghiệp xác định được quy định đó có liên quan đến hoạt động nào, bộ phận nào chịu trách nhiệm và yêu cầu đó được thực hiện ở bước nào trong quy trình.

Chẳng hạn, một yêu cầu pháp lý liên quan đến hợp đồng không chỉ thuộc về người soạn thảo hợp đồng. Nó có thể liên quan đến bộ phận kinh doanh khi hình thành giao dịch, bộ phận pháp chế khi xem xét điều khoản, người có thẩm quyền khi phê duyệt, bộ phận tài chính khi thực hiện thanh toán và bộ phận vận hành khi nghiệm thu hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ.

Nếu mỗi bộ phận chỉ hoàn thành phần việc của mình mà không có sự kết nối, doanh nghiệp vẫn có thể gặp khoảng trống tuân thủ dù từng khâu riêng lẻ đều có vẻ hợp lý.

Điều này cho thấy một hệ thống tuân thủ không nên được thiết kế như một tập hợp các văn bản pháp lý đặt bên cạnh hoạt động kinh doanh. Nó cần được đặt vào chính hoạt động kinh doanh, tại những nơi quyết định được đưa ra và công việc được thực hiện.

Doanh nghiệp cần quản trị nghĩa vụ, trách nhiệm và quy trình

Cấu phần đầu tiên của tuân thủ là xác định những nghĩa vụ pháp lý có liên quan đến doanh nghiệp. Nhưng nhận diện nghĩa vụ mới chỉ là điểm bắt đầu.

Sau đó phải xác định ai chịu trách nhiệm thực hiện. Một nghĩa vụ liên quan đến giấy phép có thể cần một bộ phận theo dõi điều kiện và thời hạn; một nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng cần được gắn với quy trình giao dịch; một yêu cầu về nhân sự cần được đưa vào quy trình của bộ phận nhân sự; một quyết định thuộc thẩm quyền của cơ quan quản trị phải có cơ chế trình và phê duyệt tương ứng.

Nếu nghĩa vụ tồn tại nhưng không có chủ thể chịu trách nhiệm rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng “mọi người đều biết nhưng không ai thực sự quản lý”.

Tiếp theo là quy trình. Yêu cầu pháp lý cần được chuyển thành một bước cụ thể trong hoạt động của doanh nghiệp. Khi nào phải kiểm tra? Ai kiểm tra? Kiểm tra trước hay sau khi giao dịch được thực hiện? Trường hợp nào phải xin ý kiến pháp chế? Trường hợp nào phải trình cấp quản lý cao hơn? Hồ sơ nào phải được lưu lại?

Những câu hỏi này nghe có vẻ mang tính vận hành hơn là pháp lý, nhưng chính ở đây pháp luật bắt đầu được chuyển hóa thành cơ chế tuân thủ thực tế.

Xem thêm: Quản trị tuân thủ pháp luật trong doanh nghiệp

Bằng chứng cũng là một phần của tuân thủ

Một doanh nghiệp có thể đã thực hiện đúng một nghĩa vụ nhưng không có khả năng chứng minh quá trình thực hiện. Đây là điểm thường bị xem nhẹ trong quản trị pháp lý.

Một quyết định đã được phê duyệt nhưng không rõ ai phê duyệt. Một hợp đồng đã được ký nhưng doanh nghiệp không xác định được phiên bản cuối cùng. Một quy trình đã được thực hiện nhưng không có hồ sơ thể hiện các bước kiểm tra. Một điều kiện kinh doanh vẫn được duy trì trên thực tế nhưng doanh nghiệp không có cơ chế theo dõi và chứng minh.

Ở góc độ quản trị, những tình huống này tạo ra một khoảng cách giữa tuân thủ thực tế và khả năng chứng minh việc tuân thủ.

Vì vậy, bằng chứng không nên được hiểu đơn giản là tài liệu để đối phó với thanh tra, kiểm tra hoặc tranh chấp. Nó là một phần của hệ thống kiểm soát. Hồ sơ giúp doanh nghiệp biết một quyết định đã được thực hiện như thế nào, ai chịu trách nhiệm, căn cứ nào được sử dụng và kết quả ra sao.

Đặc biệt trong những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động qua nhiều bộ phận, khả năng truy xuất thông tin trở thành một yếu tố quan trọng của quản trị pháp lý. Không chỉ cần có tài liệu, doanh nghiệp còn cần biết tài liệu nào là bản chính thức, được phê duyệt vào thời điểm nào và liên quan đến quy trình nào.

Tuân thủ còn bao gồm khả năng phát hiện sự thay đổi

Như đã thấy ở bài trước, nghĩa vụ pháp lý không đứng yên trong khi doanh nghiệp thay đổi. Vì vậy, một hệ thống tuân thủ tốt không thể chỉ trả lời câu hỏi “hiện tại doanh nghiệp phải làm gì?”, mà còn phải có khả năng nhận biết khi nào câu trả lời đó thay đổi.

Doanh nghiệp mở thêm hoạt động, thay đổi cơ cấu, triển khai công nghệ mới, thay đổi cách thức cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, mở rộng thị trường hay tổ chức lại nhân sự đều có thể tạo ra tác động pháp lý.

Nếu hệ thống tuân thủ không có cơ chế tiếp nhận và đánh giá những thay đổi này, doanh nghiệp có thể tiếp tục vận hành bằng một quy trình vốn từng phù hợp nhưng không còn phù hợp với trạng thái hiện tại.

Đây là lý do quản trị tuân thủ cần có một vòng phản hồi liên tục. Quy định thay đổi, hoạt động kinh doanh thay đổi, quy trình được điều chỉnh, trách nhiệm được phân công lại và hệ thống kiểm soát cũng phải được cập nhật tương ứng.

Xem thêm: Nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp trong quá trình vận hành

Kiểm soát không đồng nghĩa với tạo thêm thủ tục

Một trong những lo ngại phổ biến của doanh nghiệp khi nói đến tuân thủ là hệ thống kiểm soát có thể làm chậm hoạt động kinh doanh. Nếu mỗi hợp đồng đều phải qua nhiều cấp phê duyệt, mỗi thay đổi nhỏ đều phải lập hồ sơ và mọi quyết định đều phải có sự tham gia của pháp chế, doanh nghiệp có thể tạo ra một bộ máy nặng nề nhưng chưa chắc kiểm soát tốt hơn.

Mục tiêu của quản trị tuân thủ không phải là tạo ra càng nhiều thủ tục càng tốt. Điều cần thiết là đặt đúng điểm kiểm soát vào đúng vị trí.

Một giao dịch có rủi ro pháp lý cao có thể cần cơ chế phê duyệt chặt chẽ hơn một giao dịch thông thường. Một thay đổi có khả năng tác động lớn đến giấy phép hoặc cơ cấu doanh nghiệp cần được đánh giá kỹ hơn một thay đổi thuần túy về vận hành. Một quy trình có thể được đơn giản hóa nếu doanh nghiệp đã có dữ liệu và cơ chế kiểm soát đáng tin cậy.

Ở đây có một nguyên tắc quan trọng: mức độ kiểm soát phải tương xứng với mức độ rủi ro. Chi phí về thời gian, nhân sự và nguồn lực dành cho tuân thủ cần được cân nhắc trong tương quan với hậu quả mà doanh nghiệp có thể phải chịu nếu nghĩa vụ không được thực hiện hoặc rủi ro không được kiểm soát. Không có lý do để một doanh nghiệp nhỏ phải xây dựng một bộ máy tuân thủ đồ sộ chỉ vì muốn vận hành theo cách của một tập đoàn lớn.

Một hệ thống tốt có thể rất tinh gọn. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, đó có thể chỉ là một số quy trình trọng yếu, một cơ chế phân quyền rõ ràng, danh mục nghĩa vụ cần theo dõi, người chịu trách nhiệm và những điểm bắt buộc phải tham vấn pháp lý. Khi doanh nghiệp lớn lên, hệ thống có thể được mở rộng tương ứng.

Vì vậy, hiệu quả của quản trị tuân thủ không nên được đo bằng số lượng quy chế, số bước phê duyệt hay quy mô của phòng pháp chế. Một hệ thống hiệu quả là hệ thống kiểm soát được những rủi ro có ý nghĩa mà không tạo ra chi phí quản trị không cần thiết.

Vai trò của pháp chế trong một hệ thống tuân thủ

Khi tuân thủ được nhìn nhận như một hệ thống, vai trò của pháp chế cũng cần được hiểu rộng hơn việc kiểm tra hợp đồng hoặc đưa ra ý kiến pháp lý khi doanh nghiệp có vấn đề.

Pháp chế có thể giúp doanh nghiệp nhận diện nghĩa vụ, giải thích yêu cầu pháp luật, xây dựng quy trình, thiết kế điểm kiểm soát, tư vấn cho các bộ phận nghiệp vụ và theo dõi những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hoạt động. Nhưng pháp chế không thể thay thế các bộ phận kinh doanh trong việc thực hiện nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động mà họ trực tiếp quản lý.

Một hệ thống tuân thủ hiệu quả vì vậy cần sự phối hợp giữa lãnh đạo, pháp chế và các bộ phận nghiệp vụ. Lãnh đạo quyết định mức độ ưu tiên và thiết lập cơ chế quản trị. Pháp chế cung cấp chuyên môn và thiết kế các yêu cầu kiểm soát phù hợp. Các bộ phận nghiệp vụ thực hiện những yêu cầu đó trong hoạt động hằng ngày.

Khi trách nhiệm được đặt đúng chỗ, tuân thủ không còn là một “việc của phòng pháp chế” mà trở thành một phần của cách doanh nghiệp vận hành.

Xem thêm: Doanh nghiệp có thực sự tuân thủ pháp luật? Đừng đợi đến khi có vấn đề mới kiểm tra

Tuân thủ là một năng lực quản trị

Nhìn từ toàn bộ quá trình, có thể thấy “đúng luật” chỉ là một điểm đến. Để đạt được điểm đó một cách ổn định, doanh nghiệp cần nhiều hơn việc biết các quy định pháp luật.

Doanh nghiệp cần biết nghĩa vụ nào áp dụng với mình, ai chịu trách nhiệm, nghĩa vụ được đưa vào quy trình nào, bằng chứng được tạo ra và lưu trữ ở đâu, thay đổi nào cần được đánh giá lại và cơ chế nào phát hiện khoảng cách giữa quy định với thực tế.

Đó chính là lý do tuân thủ pháp luật ngày càng trở thành một vấn đề của quản trị doanh nghiệp. Một hệ thống tuân thủ tốt không làm doanh nghiệp miễn nhiễm với rủi ro pháp lý. Giá trị của nó nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp nhận diện nghĩa vụ sớm hơn, đưa yêu cầu pháp lý vào đúng quy trình, phát hiện khoảng trống trước khi chúng trở thành sự cố và có cơ chế xử lý khi vấn đề xuất hiện.

Từ đây, câu chuyện về tuân thủ cũng chuyển sang một cấp độ khác: doanh nghiệp không chỉ cần biết mình đang tuân thủ như thế nào, mà còn cần biết hệ thống đó có thực sự vận hành như thiết kế hay không. Đây chính là nơi việc kiểm tra, đánh giá và cải thiện hệ thống tuân thủ trở thành một hoạt động quản trị có ý nghĩa.

Tuy nhiên, khi bắt tay vào xây dựng hệ thống này, nhiều nhà quản trị lại dễ rơi vào một cách hiểu quen thuộc: tuyển thêm nhân sự pháp lý hoặc thành lập phòng pháp chế rồi kỳ vọng bộ phận này sẽ giải quyết toàn bộ bài toán tuân thủ. Sự khác biệt giữa vai trò của nhân sự pháp chế và sức mạnh của một hệ thống quản trị tuân thủ vì thế trở thành một vấn đề cần được nhìn nhận riêng.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.