Giao dịch với bên liên quan: Rủi ro không chỉ nằm ở giá giao dịch

Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể thường xuyên mua bán hàng hóa, thuê tài sản, vay vốn, cung cấp dịch vụ hoặc hợp tác đầu tư với những cá nhân và tổ chức có quan hệ gần gũi với chủ sở hữu, người quản lý hay các doanh nghiệp cùng hệ thống. Những giao dịch này không mặc nhiên bất thường. Trên thực tế, chúng có thể giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực sẵn có, giảm chi phí phối hợp và triển khai hoạt động nhanh hơn.

Vấn đề nằm ở chỗ, quan hệ gần gũi đôi khi khiến doanh nghiệp bỏ qua những bước kiểm soát vốn được áp dụng với đối tác thông thường. Một hợp đồng có thể được ký mà không có sự so sánh đầy đủ về điều kiện giao dịch; một khoản chi có thể được phê duyệt bởi người đồng thời có lợi ích trong bên nhận tiền; một tài sản có thể được chuyển giao theo thỏa thuận nội bộ mà chưa làm rõ lợi ích kinh tế của doanh nghiệp. Khi đó, rủi ro không chỉ nằm ở mức giá, mà còn ở cách giao dịch được đề xuất, phê duyệt, thực hiện và ghi nhận.

Bên liên quan không chỉ là người thân của chủ doanh nghiệp

Trong nhận thức thông thường, giao dịch với bên liên quan thường được hiểu là giao dịch với người nhà của chủ doanh nghiệp hoặc với một công ty có chung chủ sở hữu. Cách hiểu này chưa đầy đủ.

Tùy từng quy định pháp luật áp dụng, phạm vi người có liên quan có thể bao gồm người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, cổ đông hoặc thành viên có khả năng chi phối, doanh nghiệp trong cùng hệ thống và những cá nhân, tổ chức có mối quan hệ sở hữu, quản lý hoặc kiểm soát nhất định. Có những mối quan hệ không thể nhận diện chỉ bằng cách nhìn vào tên chủ sở hữu trực tiếp; quyền chi phối thực tế và các quan hệ gián tiếp cũng có thể cần được xem xét.

Doanh nghiệp vì thế không nên chỉ dựa vào danh sách người thân do chủ sở hữu cung cấp để nhận diện các giao dịch cần kiểm soát. Một bản đồ quan hệ tối thiểu cần làm rõ ai sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp, ai tham gia quản lý, ai có thể ảnh hưởng đến quyết định và những tổ chức nào có quan hệ cần được xem xét khi phát sinh giao dịch.

Cũng cần phân biệt khái niệm người có liên quan trong pháp luật doanh nghiệp với khái niệm các bên có quan hệ liên kết trong pháp luật thuế. Hai nhóm quy định có mục tiêu và phạm vi xác định riêng. Việc một giao dịch thuộc diện cần xem xét theo quy định quản trị doanh nghiệp không tự động đồng nghĩa giao dịch đó đáp ứng mọi điều kiện xác định giao dịch liên kết về thuế, và ngược lại. Doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ pháp lý trước khi áp dụng nghĩa vụ tương ứng.

Giá hợp lý chưa đủ để chứng minh giao dịch hợp lý

Giả sử một công ty thuê kho của doanh nghiệp do người thân của một thành viên quản lý nắm quyền chi phối. Mức giá thuê được xác định tương đương với giá thị trường. Xét riêng về giá, giao dịch có thể không có dấu hiệu bất thường. Tuy nhiên, vẫn còn những câu hỏi cần được trả lời: Vì sao doanh nghiệp chọn địa điểm này? Điều kiện thuê có phù hợp với nhu cầu vận hành không? Có lựa chọn tương đương nào khác không? Ai đề xuất giao dịch, ai thẩm định và ai phê duyệt? Người có lợi ích liên quan đã được nhận diện và xử lý theo quy trình phù hợp chưa?

Những câu hỏi đó cho thấy tính hợp lý của một giao dịch không chỉ được quyết định bởi giá. Thời hạn thanh toán, bảo đảm thực hiện, phân bổ chi phí, điều kiện chấm dứt hợp đồng, trách nhiệm khi vi phạm và những lợi ích đi kèm đều có thể làm thay đổi giá trị kinh tế thực tế.

Một hợp đồng có mức giá tương đương thị trường nhưng yêu cầu thanh toán trước trong thời gian dài, thiếu cơ chế bảo đảm hoặc đặt doanh nghiệp vào những điều kiện bất lợi vẫn có thể làm phát sinh rủi ro. Ngược lại, một giao dịch với bên liên quan không nhất thiết bất lợi chỉ vì hai bên có quan hệ gần gũi. Điều quan trọng là doanh nghiệp có cơ sở hợp lý để lựa chọn giao dịch, có quy trình phê duyệt phù hợp và có thể giải thích lợi ích mà giao dịch mang lại hay không.

Vì vậy, kiểm soát giao dịch với bên liên quan không nên dừng ở việc so sánh giá. Doanh nghiệp cần xem xét tổng thể điều kiện giao dịch, nhu cầu thực tế, phương án thay thế và tác động đối với lợi ích của chính mình.

Xung đột lợi ích có thể xuất hiện ngay trong quy trình phê duyệt

Rủi ro đáng chú ý hơn thường xuất hiện khi một người vừa tham gia quyết định giao dịch, vừa có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp từ kết quả của quyết định đó.

Chẳng hạn, người phụ trách mua sắm đề xuất lựa chọn nhà cung cấp do mình có lợi ích kinh tế; một thành viên quản lý tham gia quyết định hợp đồng với doanh nghiệp do người thân kiểm soát; hoặc người có thẩm quyền phê duyệt đồng thời là người hưởng lợi từ giao dịch. Trong những trường hợp này, vấn đề không chỉ là giao dịch có giá cao hay thấp, mà còn là liệu quá trình ra quyết định có đủ khách quan và có cơ chế kiểm soát lợi ích xung đột hay không.

Xem thêm: Thẩm quyền trong doanh nghiệp: Quyết định đúng nhưng ai có quyền quyết định?

Xung đột lợi ích không đồng nghĩa với việc đã có hành vi vi phạm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không nhận diện và xử lý tình huống này, một quyết định kinh doanh bình thường có thể trở thành nguồn gốc của tranh chấp, nghi ngờ về tính minh bạch hoặc trách nhiệm của người quản lý.

Một cơ chế quản trị phù hợp cần yêu cầu người có lợi ích liên quan thực hiện nghĩa vụ kê khai, thông báo hoặc báo cáo theo quy định áp dụng; xác định người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt; đồng thời quy định cách xử lý trường hợp người có lợi ích không nên tham gia vào quá trình quyết định. Việc ai phải kê khai, ai có quyền phê duyệt và người có lợi ích có được tham gia biểu quyết hay không phải được xác định theo loại hình doanh nghiệp, quy định pháp luật, điều lệ và quy chế có liên quan, thay vì áp dụng một công thức chung cho mọi doanh nghiệp.

Việc kê khai không nên chỉ được xem là một thủ tục nội bộ mang tính hình thức. Đối với công ty cổ phần, Điều 164 Luật Doanh nghiệp quy định nghĩa vụ kê khai lợi ích liên quan của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc/Tổng giám đốc và người quản lý khác thuộc phạm vi điều chỉnh. Việc kê khai phải được thực hiện trong thời hạn luật định kể từ khi phát sinh lợi ích liên quan; khi có thay đổi, bổ sung, thông tin cũng phải được cập nhật theo thời hạn tương ứng. Đồng thời, Điều 165 đặt ra trách nhiệm của người quản lý trong việc thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác về các lợi ích này.

Nếu thông tin không được kê khai hoặc cập nhật đầy đủ, doanh nghiệp có thể không nhận diện được giao dịch cần kiểm soát, dẫn đến sai sót trong quy trình phê duyệt và phát sinh trách nhiệm pháp lý. Vì vậy, cơ chế quản trị cần xác định rõ người có nghĩa vụ kê khai, đầu mối tiếp nhận, cách cập nhật khi có thay đổi và trách nhiệm xử lý khi phát hiện thông tin chưa đầy đủ.

Xem thêm: Quy chế nội bộ có thực sự giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro?

Phê duyệt đúng thẩm quyền là điều kiện cần, chưa phải toàn bộ cơ chế kiểm soát

Luật Doanh nghiệp có quy định về việc chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty cổ phần với người có liên quan, trong đó phân định thẩm quyền giữa Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông theo các trường hợp luật định. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành, điều lệ công ty, loại giao dịch và chủ thể tham gia để xác định đúng cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng chỉ cần có nghị quyết hoặc biên bản chấp thuận là mọi rủi ro đã được loại bỏ. Một giao dịch có thể được phê duyệt đúng cấp nhưng hồ sơ vẫn thiếu cơ sở đánh giá điều kiện giao dịch, thông tin về lợi ích liên quan hoặc tài liệu giải thích vì sao phương án được lựa chọn phù hợp với lợi ích của doanh nghiệp.

Ngược lại, một quy trình phê duyệt nội bộ chặt chẽ cũng không thay thế được thủ tục chấp thuận bắt buộc theo pháp luật. Hai lớp kiểm soát này có mối quan hệ bổ trợ: pháp luật xác định nghĩa vụ và thẩm quyền trong những trường hợp cụ thể; còn hệ thống quản trị nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện giao dịch cần kiểm soát, chuẩn bị thông tin và thực hiện đúng quy trình trước khi cam kết.

Đây cũng là điểm kết nối với hai vấn đề đã đề cập trong các bài trước của chuỗi quản trị doanh nghiệp: thẩm quyền quyết định và phân quyền, ủy quyền. Nếu doanh nghiệp chưa làm rõ ai được đề xuất, ai có quyền phê duyệt và ai chịu trách nhiệm kiểm tra điều kiện giao dịch, việc kiểm soát giao dịch với bên liên quan sẽ khó đạt hiệu quả, dù quy chế có quy định về nguyên tắc.

Hậu quả của việc bỏ qua thủ tục chấp thuận có thể vượt xa một sai sót trong quy trình nội bộ. Đối với các giao dịch thuộc phạm vi Điều 167 Luật Doanh nghiệp, nếu được ký kết không đúng quy định tại điều này, giao dịch có thể bị Tòa án tuyên vô hiệu; người ký kết, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc có liên quan phải liên đới bồi thường thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty khoản lợi thu được từ việc thực hiện giao dịch. Đây không chỉ là rủi ro về thủ tục, mà còn có thể trực tiếp ảnh hưởng đến tài sản của doanh nghiệp và trách nhiệm của những người tham gia quyết định.

Xem thêm: Phân quyền và ủy quyền trong doanh nghiệp: Ranh giới nào cần được kiểm soát?

Hồ sơ giao dịch phải cho thấy doanh nghiệp đã làm gì

Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ nhằm chứng minh rằng hợp đồng đã được ký và khoản tiền đã được thanh toán. Hồ sơ còn cần phản ánh được quá trình hình thành quyết định: giao dịch phát sinh từ nhu cầu nào, các bên có quan hệ gì, điều kiện giao dịch được đánh giá ra sao, ai tham gia xem xét, cấp nào phê duyệt và việc thực hiện có đúng với nội dung đã được chấp thuận hay không.

Tùy tính chất và mức độ rủi ro của giao dịch, hồ sơ có thể bao gồm thông tin nhận diện bên liên quan, đề xuất giao dịch, tài liệu so sánh các phương án, cơ sở xác định giá và điều kiện thương mại, bản kê khai lợi ích liên quan, ý kiến thẩm định, nghị quyết hoặc quyết định phê duyệt, hợp đồng và tài liệu chứng minh việc thực hiện.

Không phải giao dịch nào cũng cần cùng một khối lượng hồ sơ. Một hợp đồng dịch vụ định kỳ có giá trị nhỏ không nhất thiết phải trải qua quy trình giống một giao dịch chuyển nhượng tài sản lớn hoặc một khoản vay đáng kể với bên có quan hệ chi phối. Cơ chế kiểm soát nên tương xứng với giá trị, tính chất, mức độ phức tạp và nguy cơ xung đột lợi ích của giao dịch.

Điều quan trọng là hồ sơ phải phản ánh được thực chất của quá trình ra quyết định, không chỉ được tập hợp sau khi giao dịch đã hoàn tất. Nếu doanh nghiệp chỉ bổ sung giấy tờ khi có yêu cầu giải trình, tài liệu có thể đầy đủ về hình thức nhưng vẫn không cho thấy giao dịch đã được xem xét một cách có căn cứ ngay từ đầu.

Một điểm cần kiểm soát là nguy cơ chia nhỏ hoặc cấu trúc nhiều hợp đồng có liên quan nhằm né tránh việc trình giao dịch lên cấp có thẩm quyền. Doanh nghiệp không nên chỉ xem xét từng hợp đồng một cách tách biệt, mà cần đánh giá bản chất, mối liên hệ và tổng thể các cam kết có liên quan để xác định đúng thẩm quyền, thủ tục chấp thuận theo quy định áp dụng. Việc chia nhỏ giao dịch không tự động cấu thành vi phạm trong mọi trường hợp, nhưng nếu được sử dụng để né tránh nghĩa vụ phê duyệt thì có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý đáng kể.

Việc lưu giữ hồ sơ cũng là nghĩa vụ pháp lý, không chỉ là một biện pháp quản trị được khuyến nghị. Điều 11 Luật Doanh nghiệp quy định doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu tương ứng với loại hình, trong đó có điều lệ, quy chế quản lý nội bộ, biên bản họp, phiếu biểu quyết và các quyết định của doanh nghiệp. Với giao dịch có bên liên quan, hồ sơ nên được tổ chức sao cho có thể đối chiếu từ đề xuất, thông tin về lợi ích liên quan, tài liệu đánh giá điều kiện giao dịch đến quyết định chấp thuận và việc thực hiện hợp đồng.

Quản trị giao dịch với bên liên quan phải bắt đầu từ hệ thống

Không nên đợi đến khi phát sinh tranh chấp, kiểm tra thuế hoặc yêu cầu giải trình mới rà soát các giao dịch với bên liên quan. Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế nhận diện và cập nhật quan hệ liên quan; yêu cầu khai báo khi có thay đổi; xác định các loại giao dịch phải báo cáo; phân định trách nhiệm giữa bộ phận kinh doanh, tài chính, kế toán, pháp chế và người có thẩm quyền; đồng thời lưu giữ hồ sơ phê duyệt và tài liệu thực hiện theo một quy trình thống nhất.

Với doanh nghiệp có nhiều công ty trong cùng hệ thống, việc rà soát cần mở rộng ra các giao dịch giữa các đơn vị, các khoản vay, bảo lãnh, thuê tài sản, cung cấp dịch vụ và những thỏa thuận có thể làm dịch chuyển lợi ích hoặc nghĩa vụ giữa các bên. Nếu phát sinh nghĩa vụ về thuế đối với giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần thực hiện thêm bước xác định phạm vi áp dụng và yêu cầu kê khai, hồ sơ theo quy định thuế tương ứng. Đây là một lớp tuân thủ riêng, không nên gộp chung với quy trình phê duyệt giao dịch theo pháp luật doanh nghiệp.

Một hệ thống quản trị tốt không nhằm ngăn cản doanh nghiệp giao dịch với bên liên quan. Mục tiêu là bảo đảm những giao dịch này được nhận diện đúng, xem xét khách quan, phê duyệt đúng thẩm quyền và thực hiện trên cơ sở có thể giải trình. Quan hệ gần gũi có thể giúp việc hợp tác thuận tiện hơn, nhưng không nên trở thành lý do để bỏ qua các nguyên tắc quản trị cần thiết.

Với doanh nghiệp, câu hỏi quan trọng không chỉ là giao dịch đã được thực hiện với mức giá nào, mà còn là ai có lợi ích từ giao dịch, ai đã quyết định, doanh nghiệp dựa vào cơ sở nào để lựa chọn và hồ sơ có đủ để giải thích quyết định đó hay không. Khi trả lời được những câu hỏi này một cách nhất quán, doanh nghiệp mới có thể biến việc kiểm soát giao dịch với bên liên quan từ một yêu cầu tuân thủ thành một bộ phận thực chất của quản trị rủi ro.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.