Hàng hóa hợp pháp, doanh nghiệp có đủ hồ sơ để chứng minh?

Ngày 9/10/2026, Cục Quản lý và Phát triển thị trường trong nước ký biên bản ghi nhớ hợp tác với Procter & Gamble (P&G), tiếp nối chương trình phối hợp từ năm 2023 nhằm tăng cường chống hàng giả và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ. Nội dung hợp tác bao gồm trao đổi thông tin về nhãn hiệu được bảo hộ, dấu hiệu nhận diện hàng thật, cơ sở sản xuất, kho hàng, cơ sở kinh doanh và các tài khoản, gian hàng trực tuyến có dấu hiệu vi phạm.

Động thái này cho thấy cơ quan quản lý đang tăng cường sử dụng thông tin từ chủ sở hữu thương hiệu để hỗ trợ phát hiện và xác minh vi phạm. Cục cũng cho biết đang xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ thực thi quyền sở hữu trí tuệ. Đây chưa phải cơ sở để khẳng định mọi dữ liệu đã được kết nối hoặc hoạt động kiểm tra đã chuyển hoàn toàn sang mô hình quản lý dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, doanh nghiệp có lý do để rà soát lại hồ sơ và quy trình tuân thủ ngay từ bây giờ.

1. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng một hệ thống quản trị sở hữu trí tuệ phức tạp. Trước mắt, có thể triển khai năm đầu việc tương đối cụ thể.

Thứ nhất, lập danh mục quyền sở hữu trí tuệ và kiểm tra tình trạng pháp lý. Doanh nghiệp nên tập hợp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp, sáng chế nếu có; hợp đồng chuyển giao quyền, hợp đồng li-xăng và tài liệu chứng minh quyền sử dụng hình ảnh, phần mềm hoặc nội dung quảng cáo. Cần xác định rõ quyền nào thuộc sở hữu của doanh nghiệp, quyền nào được sử dụng theo hợp đồng, phạm vi sử dụng và thời hạn bảo hộ hoặc thời hạn hợp đồng.

Đối với nhãn hiệu chưa đăng ký hoặc đang trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp cần đánh giá riêng mức độ rủi ro và phương án bảo vệ. Không nên mặc định rằng việc sử dụng một tên thương mại hoặc nhãn hiệu trong thời gian dài đồng nghĩa với việc đã có đầy đủ quyền pháp lý đối với nhãn hiệu đó.

Thứ hai, chuẩn hóa hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Nhà nhập khẩu, nhà phân phối và nhà bán lẻ nên kiểm tra tối thiểu các tài liệu sau:

• Hợp đồng mua bán và hóa đơn tương ứng với từng lô hàng.
• Tờ khai hải quan, chứng từ nhập khẩu khi thuộc trường hợp phải có.
• Tài liệu chứng minh quyền phân phối hoặc nguồn cung hợp pháp nếu có yêu cầu hoặc nếu đây là căn cứ doanh nghiệp dựa vào để kinh doanh.
• Thông tin nhà cung cấp, số lô, mã sản phẩm và chứng từ giao nhận.
• Hồ sơ kiểm tra chất lượng, nhãn hàng hóa và các giấy tờ chuyên ngành áp dụng cho từng loại sản phẩm.

Các tài liệu cần đối chiếu được với nhau và với hàng hóa thực tế. Một bộ hồ sơ đầy đủ nhưng thông tin về tên hàng, số lượng, mã sản phẩm hoặc chủ thể giao dịch không nhất quán vẫn có thể gây khó khăn khi xác minh.

Thứ ba, kiểm tra toàn bộ kênh bán hàng trực tuyến. Doanh nghiệp cần rà soát gian hàng trên sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội và các kênh bán hàng thông qua đại lý. Những nội dung cần kiểm tra gồm tên gian hàng, hình ảnh sản phẩm, cách sử dụng nhãn hiệu, thông tin về nhà sản xuất, nguồn gốc hàng hóa và các tuyên bố về chất lượng.

Nếu doanh nghiệp bán hàng chính hãng, nên thống nhất cách nhận diện gian hàng chính thức và lưu trữ bằng chứng về quan hệ với nhà phân phối được ủy quyền. Nếu phát hiện bên khác sử dụng trái phép nhãn hiệu hoặc hình ảnh, cần lưu lại đường dẫn, thời điểm phát hiện, hình ảnh trang bán hàng, thông tin người bán và các chứng cứ liên quan trước khi gửi yêu cầu xử lý.

Thứ tư, thiết lập quy trình xử lý khiếu nại và cảnh báo. Khi nhận được thông báo từ chủ sở hữu thương hiệu, sàn thương mại điện tử hoặc cơ quan quản lý, doanh nghiệp không nên vội vàng phủ nhận hay thừa nhận vi phạm. Bộ phận phụ trách cần xác định sản phẩm, lô hàng, nhà cung cấp và giao dịch liên quan; bảo toàn hồ sơ; kiểm tra tính xác thực của thông tin; đồng thời phân công người chịu trách nhiệm phản hồi.

Nếu có căn cứ cho thấy hàng hóa vi phạm, doanh nghiệp cần đánh giá nghĩa vụ thu hồi, ngừng phân phối, phối hợp xử lý và các trách nhiệm pháp lý có thể phát sinh. Nếu cho rằng thông tin cảnh báo không chính xác, cần chuẩn bị chứng cứ về nguồn hàng và quyền sử dụng hợp pháp để giải trình theo đúng quy trình.

Thứ năm, phân công rõ trách nhiệm nội bộ. Bộ phận pháp chế hoặc người phụ trách tuân thủ không thể xử lý hiệu quả nếu không nhận được thông tin từ mua hàng, kho vận, kinh doanh và tiếp thị. Doanh nghiệp nên quy định ai kiểm tra nhà cung cấp, ai duyệt nội dung quảng cáo, ai lưu hồ sơ lô hàng và ai tiếp nhận yêu cầu từ cơ quan chức năng. Với doanh nghiệp nhỏ, có thể giao nhiệm vụ cho một đầu mối kiêm nhiệm, nhưng trách nhiệm và nơi lưu trữ hồ sơ phải rõ ràng.

2. Checklist rà soát

Doanh nghiệp có thể triển khai theo ba giai đoạn, không nhất thiết phải đầu tư ngay vào phần mềm chuyên dụng.

Thời gian	Công việc	Kết quả cần có
Giai đoạn 1	Kiểm kê nhãn hiệu, giấy phép, hợp đồng và quyền sử dụng tài sản trí tuệ	Danh mục quyền và các điểm còn thiếu
Giai đoạn 2	Rà soát nhà cung cấp, chứng từ nhập hàng và hồ sơ từng lô	Bộ hồ sơ nguồn gốc có thể truy xuất
Giai đoạn 3	Kiểm tra gian hàng, quảng cáo, hình ảnh và nội dung bán hàng	Danh sách vi phạm hoặc nguy cơ cần khắc phục
Giai đoạn 4	Ban hành quy trình tiếp nhận cảnh báo, xác minh và phản hồi	Đầu mối phụ trách, thời hạn xử lý và quy trình lưu chứng cứ

Kết thúc rà soát, doanh nghiệp nên trả lời được bốn câu hỏi: Mình có quyền hợp pháp đối với nhãn hiệu và nội dung đang sử dụng không? Có thể chứng minh nguồn gốc từng lô hàng không? Có biết ai đang bán hàng dưới danh nghĩa doanh nghiệp hoặc sử dụng thương hiệu của mình không? Nếu nhận được yêu cầu xác minh vào ngày mai, ai sẽ xử lý và cần bao lâu để tập hợp hồ sơ?

3. Ba sai lầm cần tránh

Một là cho rằng có hóa đơn đồng nghĩa với việc không thể bị xử lý. Hóa đơn chỉ là một phần của hồ sơ; tính hợp pháp của hàng hóa còn phụ thuộc vào nguồn gốc, đặc điểm hàng hóa, quyền sở hữu trí tuệ liên quan và các quy định chuyên ngành.

Hai là tự kết luận hàng của đối thủ là hàng giả chỉ vì giá bán thấp hoặc bao bì tương tự. Doanh nghiệp cần phân biệt dấu hiệu nghi vấn với chứng cứ đủ để xác định hành vi vi phạm, tránh phát ngôn hoặc khiếu nại thiếu căn cứ gây phát sinh tranh chấp.

Ba là chỉ kiểm tra khi cơ quan chức năng yêu cầu. Khi hồ sơ nằm rải rác ở nhiều bộ phận hoặc nhà cung cấp không còn hợp tác, việc xác minh có thể kéo dài và làm tăng chi phí kinh doanh.

Cũng cần lưu ý rằng hàng giả và hàng hóa xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ không hoàn toàn đồng nhất về mặt pháp lý. Căn cứ xác định vi phạm và biện pháp xử lý phải được xem xét theo từng hành vi cụ thể, không thể áp dụng một cách máy móc cho mọi trường hợp.

4. Từ tuân thủ sang năng lực cạnh tranh

Trong chín tháng đầu năm 2026, lực lượng quản lý thị trường công bố đã kiểm tra, xử lý hơn 19.646 vụ việc trong lĩnh vực chống hàng giả và hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; số tiền nộp ngân sách gần 250 tỷ đồng. Riêng thương mại điện tử ghi nhận 635 vụ việc, với số tiền nộp ngân sách gần 11,4 tỷ đồng. Đây là các số liệu tổng hợp về hoạt động xử lý, không đồng nghĩa toàn bộ vụ việc đều là vi phạm sở hữu trí tuệ hoặc đã được xác định bằng bản án có hiệu lực.

Với doanh nghiệp, điều cần quan tâm không chỉ là nguy cơ bị kiểm tra, mà còn là khả năng chứng minh tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh khi có yêu cầu xác minh. Hồ sơ rõ ràng, dữ liệu nhất quán và quy trình phản ứng nhanh giúp giảm thời gian gián đoạn, hỗ trợ bảo vệ quyền lợi và hạn chế tranh chấp với đối tác.

Biên bản ghi nhớ giữa Cục Quản lý và Phát triển thị trường trong nước với P&G sẽ tạo ra xu hướng tăng cường chia sẻ thông tin giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý. Đây cũng là lý do thực tế để doanh nghiệp chủ động rà soát hệ thống tuân thủ. Trong môi trường kinh doanh ngày càng được giám sát bằng dữ liệu, khả năng truy xuất và chứng minh sẽ quan trọng không kém việc khẳng định mình làm ăn hợp pháp.

Lưu ý: Đây là bài viết nhận định và phân tích của các chuyên gia NCA, không thay thế cho tư vấn pháp lý hoặc đánh giá chuyên môn đối với một trường hợp cụ thể.